تبادل الکترونیکی مکاتبات (Electronic Crospandence Exchange) یا بطور مخفف ECE یکی از پروتکل هایی است که  توسط تعدادی از شرکت های تولید کننده نرم افزار اتوماسیون اداری در ایران در سال ۱۳۸۳ پیشنهاد و مورد استقبال دیگر شرکت ها قرار گرفته است.

در واقع پیش از تدوین این پروتکل بسیاری از سازمانها که از سیستم مکانیزه مکاتبات اداری برای ثبت و پیگیری مکاتبات خود استفاده می‌کردند به هنگام ارتباط با سازمان های بیرونی مجبور بودند که برگشتی ناخواسته به روال کاغذی در مکاتبات داشته باشند.

با تدوین  پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (ECE)این محدودیت رفع گردید.

ECE چیست؟

در حال حاضر ویرایش ۱٫۱ از این پروتکل بر اساس فایل XML و بستر وب یا ایمیل منتشر و مبنای استفاده برای همگان می باشد. با اینحال طراحی و تدوین ویرایش های اختصاصی نیز توسط برخی از شرکت ها نیز برای مصارف بین سیستم های هم نام انجام یافته که می توان به مورد چاپاری در شرکت برید اشاره نمود. شرکت پیوست نیز ویرایش تغییر یافته ای از ECE برای سهولت در ارتباطات بین سیستمی خود دارد. هم اکنون کار گروهی در نظام صنفی رایانه ای شکل گرفته است که مسئولیت تدوین ویرایش اصلاحی برای پروتکل  ECE دارد.

پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات ECE در واقع توافقی است که شرکتهای بزرگ تولید کننده نرم افزار اتوماسیون اداری برای تعریف یکسان یک ساختار مشخص از نوع فایل XML با هم به عمل آورده اند تا این فایل برای همه قابل خواندن و تولید باشد.

برای اجرای پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات ECE ، دو نرم افزار دبیرخانه یا نرم افزار اتوماسیون اداری در شرکتهای فرستنده و گیرنده باید از شرکتهایی باشند که این پروتکل را در طراحی ساختار اتوماسیون اداری رعایت می کنند.

شرکتهای فرستنده و گیرنده

شرکتهای فرستنده و گیرنده دو آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت فایل های نامه با ساختار ECE تعریف کرده و در اختیار یکدیگر می گذارند. شرکت فرستنده یک فایل XML براساس ساختار پروتکل از محتویات، پیوست ها و مشخصات نامه صادره تهیه کرده و به آدرس ایمیل گیرنده ارسال می نماید، سرویسهای دریافت ایمیل به صورت خودکار این فایل را دریافت و در داخل نرم افزار دبیرخانه مقصد بازمی کنند و براساس مشخصات نامه، گیرنده را مشخص نموده و نامه به همراه پیوستهایشان برای ایشان خودکار ارسال می گردد.

اگر هر دو شرکت مبدا و مقصد از نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست استفاده کنند ، می توانند قابلیتی برای به روز رسانی درختواره ارجاعات و گردش در شرکت مقصد را به مجموعه امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری اضافه کنند و از گردش نامه ارسال در ساختار سازمانی شرکت مقصد مطلع شوند.

گروه نرم افزاری پیوست از اعضای کارگروه اتوماسیون اداری در نظام صنفی رایانه ای کشور می باشد که در حال توسعه پروتکل ECE و تدوین و تکمیل نهایی پروتکل ECE2.0 هستند.