شیوه های ارسال و دریافت نامه :

نامه های ارسالی توسط سازمان فرستنده به انواع شیوه های زیر می توانند دریافت شوند:

• • دریافت مستقیم : نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، توسط پیک یا پستچی به صورت حضوری تحویل دبیرخانه می گردد، مستند دریافتی اسکن شده و در نرم افزار دبیرخانه ثبت می گردد.

  • دریافت الکترونیکی: نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، به صورت ایمیل یا فکس وارد مجموعه شده و توسط دبیرخانه ثبت می گردد.

  • دریافت الکترونیکی خودکار: نامه وارده ارسالی توسط سازمان فرستنده، با امکان ارسال نامه توسط ایمیل با پروتکل ECE یا استفاده از وب سرویس، به صورت خودکار در نرم افزار دبیرخانه پیوست ثبت می گردند. سپس شماره رسید ثبت به صورت خودکار برای نرم افزار ارسال کننده ارسال می گردد.

نامه های ارسالی ما به سازمان گیرنده به انواع شیوه های زیر می توانند ارسال شوند:

• • ارسال مستقیم : نامه صادره امضا شده توسط صاحبین امضا، توسط مسئول دبیرخانه روی سربرگ سازمان پرینت شده، سپس توسط پیک یا پستچی به صورت حضوری تحویل دبیرخانه مقصد شده و رسید نامه ثبت شده، دریافت می گردد.

  • ارسال الکترونیکی: نامه صادره به صورت ایمیل یا فکس برای دبیرخانه سازمان مقصد ارسال شده و تاییدیه ثبت و شماره آن به صورت تلفنی یا از طریق ایمیل دریافت می گردد.

  • ارسال الکترونیکی خودکار: نامه صادره با استفاده از سرویس ارسال نامه توسط ایمیل با پروتکل ECE خودکار در دبیرخانه سازمان گیرنده ثبت شده و شماره ثبت به دبیرخانه پیوست پاسخ داده می شود.

 کارتابل :
نامه های وارده پس از دریافت و ثبت در نرم افزار دبیرخانه به کارتابل الکترونیک گیرنده در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست ارسال می شوند.

 مهلت پاسخ :
مسئول دبیرخانه می تواند روی نامه های وارده که مهلت پاسخ دارند، زمان موردنظر سازمان فرستنده برای دریافت پاسخ را درج نماید. و براساس آن پیگیری از دریافت کننده نامه را انجام دهد.

 استفاده از وب سرویس برای ثبت نامه: 
سازمانهایی که از این امکان استفاده می کنند، نامه های مختلف را در نرم افزارهای تخصصی دیگر تولید می کنند. و می خواهند فرآیند ثبت نامه را بی واسطه انجام دهند. یا برای استاندارد سازی فرآیند، از وب سرویس برای ارسال استفاده می کنند.

 الزامات ارسال الکترونیکی خودکار:
برای ارسال/دریافت نامه از طریق پروتکل ECE نیاز به بستر ارتباطی آنلاین با سازمان مقصد (اینترنت یا اینترانت داخلی یا ملی) و همچنین نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان مقصد داریم که پروتکل ECE را پشتیبانی نماید

در صورتی که در زمان ارسال، سازمان مقصد، آنلاین و در دسترس نباشد، فرآیند ارسال در زمانهای آتی دوباره انجام خواهد شد.

نرم افزار اتوماسیون اداری پیوست از جمله پیشرفته ترین و کاملترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری کشور است، که با استفاده از نرم افزار دبیرخانه تحت وب پیوست امکانات فوق را براحتی در اختیار می گذارد.