در یک سیستم اتوماسیون اداری حرفه ای مانند اتوماسیون اداری پیوست، دبیرخانه نقشی اساسی به عنوان دروازه و کنترل کننده مستندات و نامه های ورودی و خروجی به سازمان ایفا می نماید. در نرم افزار دبیرخانه ، دفاتر اندیکاتور، نقش ثبت کننده و شماره دهنده به نامه های مختلف را ایفا می کنند و در مسیر ورود و خروج نامه ها به سازمان ، مدیریت ثبت و گردش صحیح نامه ها را بر عهده می گیرند.

این نامه ها به انواع شیوه های دریافت به دست ما می رسند و یا برای مخاطب ارسال می گردند.

انواع نامه هایی که در سیستم دبیرخانه ثبت می شوند عبارتند از :

• نامه های وارده : از طرف شرکتها و سازمانهای دیگر برای ما ارسال می شوند.

• نامه های صادره : از طرف ما برای شرکتها و سازمانهای دیگر ارسال می شوند.

• نامه های پیرو : پیرو نامه ارسالی قبلی معمولا برای پیگیری صادر می شوند.

• نامه های پاسخ : برای پاسخگویی مکتوب به موارد مطرح شده در نامه وارده، صادر می شوند .

• نامه های عطف : نامه های صادره ای هستند که به نامه وارده خاصی اشاره می کنند.

• نامه های داخلی : نامه های رسمی داخل سازمانی که برای گیرندگان داخلی ارسال می شوند .

تعریف نامه های وارده :

نامه هایی هستند که به صورت رسمی و برروی سربرگ توسط فرستنده پرینت شده ، شماره و تاریخ روی آنها درج می شود و با مهر و امضای رسمی بدست ما می رسند و یا به صورت الکترونیکی به دبیرخانه شرکت ارسال می گردند. ارسال کنندگان، پس از ثبت نامه در سیستم دبیرخانه، رسید نامه ثبت شده و شماره رهگیری آن را در اختیار تحویل دهنده نامه می گذارند.

بر روی این نامه ها، به محض ورود به سازمان گیرنده، شماره جدیدی مطابق با ساختار و الگوی شماره گذاری گیرنده صادر شده و نامه وارده ، شماره جدیدی برحسب دفاتر اندیکاتور شرکت مقصد خواهد داشت.

تعریف نامه های صادره :

نامه هایی هستند که به صورت رسمی و برروی سربرگ توسط واحد دبیرخانه شرکت ما پرینت شده و با مهر و امضای رسمی شرکت برای دبیرخانه سازمان مخاطب فرستاده می شوند و یا به صورت الکترونیکی پس از طی فرآیند امضا توسط صاحبین امضا در سیستم اتوماسیون اداری، برای دبیرخانه شرکت مقصد ارسال می گردند. دریافت کنندگان، پس از ثبت نامه در سیستم دبیرخانه ، رسیدنامه ثبت شده و شماره رهگیری آن را در اختیار تحویل دهنده نامه می گذارند.

این نامه ها به محض ورود به سازمان گیرنده، در سیستم اتوماسیون اداری گیرنده، شماره جدیدی مطابق با ساختارو الگوهای شماره گذاری گیرنده دریافت کرده و نامه ثبت شده ، براساس این شماره جدید توسط ارسال کننده قابلیت رهگیری خواهد داشت.

تعریف نامه های پیرو :

نامه هایی از نوع نامه صادره هستند که پیرو نامه صادره(ارسالی) قبلی و با ذکر شماره صادره نامه قبلی (ارسالی از طرف سازمان ما) در متن نامه تولید شده و معمولا با رعایت فاصله زمانی نسبت به نامه قبلی، به منظور پیگیری امور جاری با حفظ ارتباط به نامه قبلی ارسالی، صادر می شوند (پیرو نامه شماره … )

تعریف نامه های پاسخ :

نامه هایی از نوع نامه صادره هستند که در پاسخ به موارد اعلامی در نامه وارده(دریافتی) از سازمان مخاطب و با ذکر شماره نامه وارده (شماره نامه سازمان فرستنده) به عنوان “در پاسخ به”در متن نامه، تولید شده و به منظور پاسخ دهی به اشکالات، سوالات، تناقضات، شکایات و … خطاب به ارسال کننده نامه وارده صادر می شوند (در پاسخ به نامه شماره … )

تعریف نامه های عطف :

نامه هایی از نوع نامه صادره هستند که به موارد اعلامی در نامه وارده(دریافتی) از سازمان مخاطب اشاره می کنند و با ذکر شماره نامه وارده  (شماره نامه سازمان فرستنده) به عنوان “عطف به”در متن نامه، تولید شده و از نامه معطوف به عنوان مرجع و لینک استفاده می کنند، نامه عطف عام تر از نامه پاسخ بوده و نامه پاسخ را در بر می گیرد.

این نامه می تواند خطاب به فرستنده نامه وارده یا خطاب به یک نفر دیگر تولید و ارسال شود. (عطف به نامه شماره … )

تعریف نامه های داخلی :

نامه های داخلی، نامه های رسمی هستند که فرستنده و گیرنده نامه هر دو از پست های درون سازمان هستند، نامه از طرف فرستنده تکمیل شده و توسط صاحب امضا (دارای حق امضای نامه داخلی) امضا شده و برای ثبت به دبیرخانه ارسال میگردد. این نامه پس از ثبت شماره و تاریخ در دفتر اندیکاتور مربوطه، برای گیرنده ارسال می گردد.

این نامه ها می توانند انواع توبیخ، تشویق، ارتقا، مصوبه، قانون داخلی، بخشنامه و … را شامل شوند.

نکته دبیرخانه ای: نامه صادره پیرو وارده:

در دبیرخانه ها مرسوم بوده که برای شماره گذاری نامه صادره ای که در جواب یک نامه وارده تهیه می شده از شماره ثبت نامه وارده استفاده می شده است. به چنین نامه ای اصطلاحا “نامه صادره پیرو وارده” می گویند و این مفهوم علیرغم منسوخ شدن آن، برای پوشش دادن به موارد دلخواه کاربران، همچنان در برخی سیستم های دبیرخانه ای موجود پشتیبانی می شود که سیستم دبیرخانه پیوست از آن جمله است.

برای فعال سازی این قابلیت کافی است در بخش تنظیمات مدیریتی در دبیرخانه تیک “استفاده از شماره نامه وارده برای نامه جوابیه” را فعال کنیم.