اگر بخواهیم بایگانی و آرشیو را تعریف کنیم یعنی محل نگهداری مدارک و اسناد که بصورت سنتی است در عصر ارتباطات برای دسترسی سریع به اسناد و اطلاعات اکثر سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي و ایجاد و نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید.بایگانی اسناد نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف که دارای قابليت هاي بسيار زیاد می باشد. نرم افزار بایگانی در شرکت نرم افزاری آدا بصورت بسیار حرفه ای و همچنین با تحقیق و تعمل کارشناسان تحلیل و آنالیز شرکت در تمامی شغل ها آماده شده این نرم افزار بسیار راحت و کاربر پسند می باشد قدرت جستجوی نرم افزار بایگانی در جستجوی کلماتی و زونکنی بسیار پیشرفته می باشد از جمله امکانات پر قدرت نرم افزار بایگانی اسناد می توان به جستجو مدارک و اسناد ، طبقه بندی مدارک ، سطوح دسترسی پیشرفته در زونکن ها، اسکن مدارک و اسناد بصورت متد جدیدی که با تمامی نرم افزار ها متفاوت است، فاکس سرور، ارتباط و لینک بین تمامی مدارک و اسناد .... می باشد.