نرم افزار مدیریت هوشمند اسناد

به کمک نرم افزار مدیریت هوشمند مستندات دیجیتال می توانید مستندات کاغذی را از سیستم خارج کنید و تمامی پروسه های مربوط به مستندات کاغذی با کمک اسکن ها و قلم نوری مدیریت نمائید. دیگر نیاز به حضور دائم مدیران جهت امضاء و.. نمی باشد.
اگر شما از آن دست افرادی هستید که از قلم نوری استفاده می کنند اما ابزاری جهت مدیریت و دسته بندی مستندات کار شده ندارد! اگر شما مدیر یک مجموعه هستید و غالباً در دفتر خود جهت بررسی، امضاء و مشاهده ... مستندات جاری سازمان و یا شرکتتان حضور ندارید! اگر شما کارمندان یک مجموعه هستید و غالباً با مستندات تبادلی بین یکدیگر سروکار دارید و از رفت و امدهای مکرر خسته شده اید! به شما نرم افزار زیر را پیشنهاد می کنیم! یک نرم افزار جهت ارتباط بین مدیران و کارمندان بدون نیاز به هیچگونه مستندات کاغذی.

گروه طلای نرم ایده جدیدی را به صورت یک نرم افزار استثنایی و بسیار کاربردی ارائه داده است که جهت منسجم نمودن اسناد دیجیتال با دسترسی و مشاهده سریع آنها، طراحی گردیده تا در محیط کاربری بسیار راحت و روان بتوانید به دور از دغدغه های معمول موجود در سیستم کاغذی و سنتی، با آنها کار نمائید. اساس کار ین نرم افزار ، کار با قلم نوری است که با دستخط خود کاربر می تواند یادداشت های وی را ذخیره نماید. قلم نوری همانند قلم نوری است اما دارای سنسوری جهت ذخیره و دریافت دستخط کاربر است . قلم نوری به کاربرده شده در نرم افزار بسیار روان و بدون پرش یادداشت شما را می نویسد. اما ایده کار ارائه نرم افزاری است که با استفاده از این ابزار، کار را برای مدیران و ... بسیار راحتتر کند. اساساً قلم نوری به تنهایی نمی تواند کاربرد جالبی برای مدیران مجموعه و .. داشته باشد مگر اینکه با یک نرم افزار قدرتمند جهت مدیریت اسناد و ... همراه باشد. به طوریکه مدیر بتواند با باز نمودن نرم افزار بتواند به کلیه مستندات مجموعه خود به صورت طبقه بندی شده دست یابد. آنها را به راحتی بارگذاری نموده و ویرایش کند.
در سازمان ها یا شرکت هایی که با مشتریان زیاد و خدمات دائم سروکار دارند بهتر است جهت یکپارچگی و انسجام اطلاعات همچنین مدیریت مستندات ازنرم افزار crm استفاده گردد. نرم افزار crm علاه بر مدیریت مشتریان و مستندات آنها، امکان نظارت مدیر مجموعه را به کلیه فعالیت های صورت گرفته و کلیه مستندات مبادله شده در سیستم را فراهم می آورد. مدیر مجموعه از جمله افرادی است که می تواند از این نرم افزار کارا جهت مدیریت اسناد ود و کارمندان خود استفاده نماید. برای استفاده از این نرم افزار نیازی به حضور فیزیکی مدیر در شرکت و یا سازمان نیست و مدیریت به راحتی از راه دور می تواند تمامی درخواست های کارمندان در مورد مستندات را به خوبی پاسخگو باشد. بنابراین نرم افزار هوشمند مدیریت اسناد می تواند یک ابزار اصلی و جدائی ناپذیر از مدیریت باشد.

همچنین این نرم افزار برای تمامی کاربرانی که می خواهند در هنگام استفاده از قلم نوری یک اطلاعات سازمان یافته با دسترسی سریع و آسان داشته باشند کاربر دارد.

تمامی مستندات در این نرم افزار به صورت دسته بندی شده و بر اساس تاریخ قابل دسترس می باشند. مدیریت به راحتی می تواند مستند مورد نظر (قراردادها، صورت جلسات، فاکتور، ... ) را از پوشه انتخاب و به راحتی با قلم نوری ویرایش نماید، امضاء کند، اصلاح نماید و در نهایت ذخیره و ارسال نماید. همچنین می تواند با استفاده از قلم نوری با خطی روان یادداشت های خود را نوشته و ذخیره نماید. به این ترتیب با داشتن یک سیستم یکپارچه مدیریتی مانند CRM جهت ارتباط بین کارمندان با یکدیگر و یا با مدیریت، می توان تمامی اسناد کاغذی را با اسکن نمودن به صورت دیجیتالی نمود و جهت کسب تاییدیه، امضا، اصلاحیه، ویرایش و ... از قلم نوری و منسجم نمودن آنها و دسترسی ساده با یک کلیک از این نرم افزار استفاده نمود.

همچنین به عنوان مثال مدیر منابع انسانی شرکت و سازمان ها به راحتی می تواند برگه های استخدامی موجود در سیستم را بررسی نماید و در هنگام مصاحبه با آنها، با قلم نوری در محیط کاربری خود یادداشت ها و نظرات خود را بنویسد و جهت انجام مراحل بعدی آن را ذخیره نماید.

کارمندان کلیدی سیستم هم می توانند با داشتن قلم نوری، در محیط کاربری خود نظرات، انتقادات، پیشنهادات، اصلاحیه ها، ویرایش های لازم در مورد مستندات جاری با دستخط خود یادداشت نمایند تا به راحتی بتوانند در روزهای آتی آن را مورد استفاده قرار دهند.

این نرم افزار قابل اتصال به وب کم، اسکنر، چاپگر، دوربین دیجیتال و سایر دستگاه های سخت افزاری کاربردی در شرکت و سازمان ها می باشد که تمامی تصاویر و فیلم های دریافتی از آنها به صورت مستقیم در این نرم افزار قابل ذخیره و ویرایش می باشد. بنابراین به راحتی تمامی این مستندات در صورت نیاز و صلاحدید قابل تبادل و دسترسی و مشاهده بین کاربران سیستم می باشد. نوع قلم، رنگ قلم، ضخامت قلم و ... سفارشی بوده و کاربر به راحتی می تواند بر اساس سلیقه خود متن را بنویسد. همچنین قابلیت تعریف فایل های word به صورت template های آماده وجود دارد که بر اساس نوع کار هر شخص می تواند در محیط کاربری این نرم افزار جهت سهولت ذخیره گردد.