با رشد و توسعه حوزه‌های فناوری اطلاعات و تجارت الکترونیک در دنیا، به نظر می‌رسد که موضوع مدیریت فرایندهای کسب و کار برای سازمان‌ها، مدیران و کاربران نهایی بسیار جذاب است و بهره‌گیری از ابزار BPM برای تحقق این امر را توسعه داده است.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب وکار (BPMS) با هدف مکانیزه ساختن گردش کار فرآیندهای سازمانی از زمان تعریف و مدلسازی تا زمان اجرا و بهینه‌سازی با امکان پایش، شرایطی را فراهم می‌آورد که در خروجی روال‌ها و فرآیندهای سازمانی، تسهیلاتی صورت می‌گیرد. این سیستم به گونه‌ای یک نرم‌افزار مستندساز و مدل‌ساز شناخته می‌شود که مدلسازی در آن، می‌تواند به صورت پویا وکاملاً هوشمند صورت بگیرد یعنی در زمان طراحی و مدلسازی کاربر را از نحوه استفاده نمادها و ابزارها با نمایش آلارم‌هایی، مطلع می‌کند و صحت مدلسازی را به او خبر می‌دهد.
جالب است بدانید که حتی بخاطر پویا بودن ماژول‌های BPMS، این قابلیت را دارند که بتواند با سایر سیستم‌ها و سرویس‌های مبتنی بر وب و فرایندهای طراحی شده توسط سیستم‌های مدیریت کسب وکاری هم تعامل داشته باشند و نه تنها مدل اطلاعاتی اولیه از سایر نرم‌افزارهای مشابه را به‌کار گرفته بلکه حتی آن را تغییر و توسعه دهند.
درحال حاضر یکی از بهترین ابزارها در مدیریت فرایند کسب و کارها BPMN است که با هدف یکسان‌سازی در مدل‌سازی‌ها از این استاندارد استفاده می‌شود. با این اوصاف می‌خواهیم بدانیم که چرا BPMNخوب است؟ چه چیزی باعث شده که در رویکردهای سازمانی از این زبان مدلسازی استاندارد به طور چشمگیری استفاده شود؟ در پاسخ این سئوالات دلایل مختلفی را می‌توان مطرح کرد که تلاش کرده‌ایم در زیر به آنها اشاره‌ای داشته باشیم.
دلایل محبوبیت BPMN2 و جذابیت‌هایش
زبان BPMN مخفف Business Process Model & Notation است که از مجموعه نمادهای گرافیکی مشخص برای توصیف بهتر فرآیندهای کسب وکار در قالب نمودارها به کار گرفته می‌شود. همین ویژگی بارز شماتیک بودن ترسیم نمودارها در طراحی فرم‌ها و فرایندها براساس نمادهای استاندارد به کاربر کمک می‌کند تا فرآیندهای پیچیده کسب و کار به راحتی برای طراحان فنی، تشریح و پیاده‌سازی کند. این امر موجب می‌شود با نمایش بصری نمودارها، قوانین تجاری به کارگرفته شده در فرایندها به راحتی قابل درک باشند.
نمادهای BPMN به گونه‌ای طراحی شده است که توسط کاربران همه کسب و کارها یعنی از تحلیلگران کسب و کار و توسعه‌دهندگان فنی گرفته تا افرادی که فرآیندها را پایش و مدیریت می‌کنند، بکار گرفته می‌شود. به طور کلی این زبان، شکاف بین طراحی و اجرا (پیاده‌سازی) فرآیندها را برطرف کرده است.
نسخه BPMN2. نسبت به نسخه اولیه خود، قابلیت‌های بیشتری ایجاد کرده است که سعی دارد به طور خاصی از پیچیدگی‌های فرایندی در محیط واقعی کسب وکار بکاهد، ابزارهای بصری بیشتری را برای کاربر فراهم کند و زمینه تسهیل تعاملات سازمانی را میسر سازد.
استفاده از BPMN2.0 مبتنی بر استاندارد ISO باعث بهبود ارتباطات و هماهنگیهای درون سازمانی و برون سازمانی می‌شود. جالب‌تر اینکه قابلیت اجرایی بودن نسخه کامل BPMN باعث به وجود آمدن راهکارها و فرآیندهای IT محور خواهد شد و قابلیت توسعه و انطباق آن، کاربردپذیری و سازگاری را به همراه خواهد داشت.
در BPMN2.0 تعاملات نرم‌افزار با جهان بیرون که شامل هر چیزی اعم از کاربر، ماشین و یا یک سیسـتم نرم‌افزاری دیگر است را می‌توان مدل کرد؛ بنابراین شما می‌توانید فرآیندهایی را با خصوصیات ذیل مدل و در نهایت از طریق نرم‌افزارهای استاندارد BPMS اجرایی کنند:
قابلیت‌های مهم زبان استاندارد BPMN2
- سادگی در طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای سازمانی
- قابل درک و فهم بودن نمودارهای BPD برای انواع مخاطبین (مدیران، کارشناسان، تحلیلگران سیستم)
- قابلیت تبدیل شدن نمودارهای تهیه شده با استفاده از BPMN به زبان‌های XML
- تعریف وتعیین نقش‌های سازمانی
- قابلیت ترسیم پیام‌های مبتنی بر وب
- اولویت‌بندی و زمان‌بندی اجرای فرایندهای سازمانی
- مدلسازی و مدیریت خطاها، دوباره‌کاری‌ها و بازگشت‌پذیری کارها
- پیاده‌سازی فرآیندهای پویا و در حال تغییر
- پیاده‌سازی فرآیندهای گسترده و پیچیده
- پیاده‌سازی فرآیندهایی با مدت زمان اجرای طولانی
- پیاده‌سازی فرآیندهایی که در قسمت‌هایی وابسته به هوش انسان هستند و امکان تصمیم‌گیری از وضعیت رخدادها را دارند
- پیاده سازی فرآیندهایی که می‌توانند به صورت اتوماتیک و توسط نرم‌افزارها انجام شوند
- پیاده‌سازی فرایندها و جریان‌های کاری به صورت متوالی
- ارسال همزمان درخواست‌ها به چندین نفر
- پیاده‌سازی جریان‌های کاری موازی
- قابلیت ایجاد شرایط خاص و استثنائات روال‌های سازمانی
- اطلاع‌رسانی در زمان انجام فعالیت‌های سازمانی