حسابداری از دو حوزه مختلف بنام حسابداری مالی و حسابداری مدیریت تشکیل‌شده است که اغلب توجه عموم به حسابداری مالی معطوف شده و تمرکز آن تهیه و ارائه صورت‌های مالی شامل، ترازنامه و دفاتر و ... است، وجه دیگر حسابداری مدیریت معنای جامع‌تری برای مدیران ارشد سازمان داشته که مسئولیت تهیه اطلاعات برای مدیران را بر عهده دارد، به‌نحوی‌که آنها را در برنامه‌ریزی، کنترل عملیات، تصمیم‌گیری و ... یاری می‌کند، یکی از حلقه‌های ارتباطی بین این دو حوزه، حسابداری بهای تمام‌شده (صنعتی) است.
در این مقاله به‌طور خلاصه ضرورت به‌کارگیری نرم‌افزار حسابداری صنعتی و یکپارچه بودن آن با سایر سیستم‌های اطلاعاتی مطرح‌شده به مقایسه روش‌های محاسبه بهای تمام‌شده پرداخته و در انتها یک نمونه نرم‌افزار عملیاتی محاسبه بهای تمام‌شده بررسی می‌گردد.
اهمیت به‌کارگیری حسابداری صنعتی
حسابداری مدیریت و به‌طور خاص مسئله کاهش بهای تمام‌شده از چالش‌های اصلی پیش روی مدیران بوده و به‌عنوان یک ابزار مهم تصمیم‌گیری مدیران است که به‌واسطه آن می‌توان سود و زیان سازمان را کنترل کرد، بهای تمام‌شده نادرست موجب میشود تصمیم‌گیری‌های مربوط به ارزیابی عملكرد مالی، تخصیص منابع، تعیین قیمت و تعرفه كالا و خدمات قابل اتکا نباشد و بدون شک در دوران بحران‌های ناشی از تحریم‌های اقتصادی، سازمان‌هایی بقای خود را حفظ خواهند کرد که با مدیریت صحیح و کارآمد، بهای تمام‌شده محصولات و خدمات خود را با حفظ کیفیت کاهش داده و مشتریان خود را حفظ و در بازارهای رقابتی سهم بیشتری از بازار را نصیب خود کنند، بنابراین کاهش بهای تمام‌شده با حفظ اصول فوق یکی از با اهمیت‌ترین موضوعات مدیریت محسوب میشود.
با در اختیار داشتن نرم‌افزار بهای تمام‌شده، مدیران به‌راحتی و در کوتاه‌ترین زمان می‌توانند به اطلاعات صحیح و به‌موقع منابع تولید خود دستیابی داشته و بر اساس این اطلاعات نسبت به انتخاب محصول، انتخاب بازار، قیمت پیشنهادی و ارزیابی سرمایه‌گذاری در پروژه‌ها و... تصمیم‌گیری نموده و به‌راحتی هرگونه فشار اقتصادی را پشت سر بگذارند.
پانزده نیاز مدیران سازمان به نرم‌افزار حسابداری صنعتی
- اطلاع از سود و زیان سازمان
- ارزیابی و قیمت‌گذاری محصولات با حاشیه سود مناسب
- کنترل و کاهش هزینه‌ها
- محاسبه نقطه سربه‌سر و حاشيه سود فروش محصولات
- برآورد بهای تمام شده کالای ساخته‌شده
- مقرون‌به‌صرفه بودن برون‌سپاری و درون‌سپاری کالا بر اساس نرخ تعیین‌شده
- هزینه توقفات و خواب دستگاه‌ها
- کنترل ضایعات عادی و کاهش ضایعات غیرعادی
- قبول و یا عدم قبول سفارش‌های مشتریان
- حضور در مناقصه‌ها
- تولید و یا عدم تولید یک محصول خاص
- افزایش و یا کاهش حجم تولید
- ایجاد یک خط تولید جدید و توسعه واحد صنعتی
- تغییر در فرایند تولید، کیفیت محصول و یا حذف خط تولید موجود
- تغییر در استراتژی فروش محصولات
دو روش مرسوم تعیین بهای تمام‌شده
هدف اصلی بهایابی در سیستم‌های حسابداری صنعتی، محاسبه بهای تمام‌شده نیمه ساختهها به‌منظور اندازه‌گیری سود و زیان دوره و تعیین بهای تمام‌شده موجودی کالا جهت انعکاس در ترازنامه است و برای کسب این هدف دو روش مرسوم وجود دارد:
1- روش سنتی
2- روش عملیاتی
روش سنتی محاسبه بهای تمام‌شده
در این روش تولید به‌مثابه یک تونل تاریک و یک واحد ناشناخته محسوب میشود و تنها به شناسایی مواد اولیه و محصولات اکتفا می‌گردد به‌طورمعمول در شرکت‌های تولیدی، عملیات تولید برخی از کالاها تا پایان دوره تکمیل نگردیده و به‌صورت نیمه ساخته در فرایند تولید باقی می‌مانند، قبل از اینکه بهای تمام‌شده را بدست آوریم باید اول بهای تمام‌شده کالای نیمه ساخته جداگانه شناسایی شود و از مقدار مواد و دستمزد و سرباری که صرف تولید آن دوره بوده کسر شود.
در این روش لازم است تمامی فعالیت‌های تولیدی صورت گرفته طی دوره بر روی کالای تکمیل‌شده و همچنین کالاهای در جریان ساخت به‌درستی اندازه‌گیری شوند، تشکیل معادل آحاد تکمیل‌شده برای شناسایی نیمه ساخته‌های داخل خط پایان دوره الزامی است و می‌بایست مراحل مختلف تولیدی که کالای پای خط تولید دارد، شناسایی و درصد مواد، دستمزد و سرباری صرف تکمیل آن شده، تعیین گردد و از نگاه محصول بررسی شود که چند درصد تکمیل‌شده است و بر همان اساس کلیه نیمه ساختهها شناسایی و قیمت‌گذاری می‌گردد.
در این روش چون معمولاً تشخیص درصد تکمیل توسط تیم فنی انجام میشود، فاقد دقت لازم است و عملاً بهای تمام‌شده آخر دوره را با تردید مواجه می‌کنند و در عین حال مشخص نیست کالای نیمه ساخته از کدام مواد، دستمزد و سربار طی دوره انتخاب‌شده است، بنابراین به ناچار قیمت‌گذاری کالای نیمه ساخته از آخرین قیمت‌های سال منظور میشود.
در یک سیستم بهایابی بر اساس دیدگاه حسابداری صنعتی سنتی، اطلاعات مربوط به بهای کالاهای در جریان ساخت (نیمه ساخته) به آسانی در دسترس نبوده و مستلزم محاسبه جداگانه است، در این روش چون نیمه ساختهها در طی دوره و به‌طور مداوم مورد شناسایی قرار نمی‌گیرند تا پایان دوره هیچ اطلاعی از مقدار و بهای کالا وجود ندارد، بنابراین حسابداری صنعتی فقط انبارهای مواد و محصول را مورد شناسایی قرار می‌دهد.
در واقع تجزیه‌وتحلیل مقداری تولید شامل بررسی واحدهای ورودی (شامل موجودی کالای در جریان ساخت ابتدای دوره و واحدهای تولیدشده طی دوره است.) و واحدهای خروجی نیز مشتمل بر کالاهای تکمیل‌شده و ضایعات است.
مهم‌ترین ضعف این روش آن است که چند ماه و پس از پایان سال مالی قادر به گزارش‌گیری بهای تمام‌شده محصولات و نیمه ساختهها خواهد بود.
روش عملیاتی محاسبه بهای تمام‌شده
یکی از ویژگی‌های بارز در روش عملیاتی ارتباط با عملیات واقعی تولید در یک بستر کاملاً یکپارچه است و روش محاسبه بهای تمام‌شده مبتنی بر گزارش‌های تولید است، به دلیل شناسایی کامل مراکز تولید و ایستگاه‌ها کاری شناسایی نیمه ساختهها به‌صورت دقیق با تهیه کاردکس برای تمامی نیمه ساختهها صورت می‌گیرد.
در این روش به هر مرحله از تولید به‌مثابه محصول نهایی نگاه میشود، در هر مرحله از تولید، کالای نیمه ساخته به‌صورت مجزا قیمت‌گذاری و برای آن کاردکس تهیه‌شده و در تمام مراحل و ایستگاه‌های کاری، موجودی پایکار و نیم ساختهها در انبارهای پایکار نگهداری و مانند محصول در انبارهای واقعی یا مجازی ذخیره و مصرف واقعی مواد، نیروی انسانی (دستمزد) و سربار در همان مرحله جذب نیم ساختهها میشود.
یکی از نکات بارز این روش، یکپارچگی نرم‌افزار تولید و انبار است که هم‌زمان با ثبت یک گزارش تولید، موجودی انبارهای پای خط نیز بروز رسانی شده و نیاز به ثبت مجدد برای حواله تولید و رسید محصولات نیست و کلیه اطلاعات مربوط به بهای تمام‌شده از بستر گزارشات تولید استخراج میشود.
یکی از ویژگی‌های مهم این روش امکان محاسبه بهای تمام‌شده در پایان هر ماه است که مدیریت براساس گزارشات تولید می‌تواند در خصوص آینده تولید هر نیمه ساخته و یا محصول برنامه‌ریزی کند.
در جدول زیر به‌طور خلاصه تفاوت‌های این دو روش ذکرشده است:
بهای تمام‌شده بر بستر یکپارچه
در یک سازمان به منظور شناسایی بهای تمام‌شده قابل‌اتکا و کارا می‌بایست منابع سازمان از طریق دیدگاه جامع با هم یکپارچه‌شده و با ثبت اطلاعات در هر بخشی از سازمان، به صورت لحظه‌ای در اختیار همه قرار می‌گیرد که از ثبت‌های تکراری جلوگیری به عمل آید.
در یک نرم‌افزار یکپارچه ضمن معرفی روش تولید، فرمولاسیون متفاوت تولید یک محصول را معرفی و اطلاعات تولید هر روش جداگانه جمع‌آوری و ثبت گردد و هم‌زمان با ثبت اطلاعات تولید در فرم گزارش تولید در هر مرحله امکان ثبت کارکرد نیروی انسانی و ماشین‌آلات نیز وجود دارد، در عین حال که هم‌زمان نرخ ساعتی دستمزد از نرم‌افزار حقوق و دستمزد فراخوانی و محاسبه میشود.
نرم‌افزارهای یکپارچه علاوه محاسبه بر بهای تمام‌شده محصولات قادر است بهای تمام‌شده کالاهای نیم ساخته را نیز به تفکیک مواد، دستمزد و سربار در ماه‌های مختلف سال محاسبه و گزارش کند، گزارش‌های بهای تمام‌شده بدون کوچک‌ترین مغایرتی با گزارش‌های حسابداری مالی تطابق دارد که به‌صورت ماهانه و سالانه و بر اساس روش ثبت دائمی موجودی‌ها ارائه می‌گردد و امکان ارائه صورت عملکرد و سود و زیان به‌صورت مکانیزه فراهم می‌گردد.
چه شرکت‌هایی از روش بهایابی عملیاتی استفاده می‌کنند؟
در بین شرکت‌های تولیدی و صنعتی تعداد اندکی از شرکت‌ها هستند که سیستم بهای تمام‌شده را پیاده‌سازی کرده‌اند و از این میان نیز معدود شرکت‌هایی از نرم‌افزار بهای تمام‌شده استفاده کرده که غالباً نرم‌افزار غیر یکپارچه و به روش سنتی را پیاده‌سازی کرده‌اند، شرکت‌هایی که می‌خواهند این نرم‌افزارها را پیاده‌سازی کنند به دانش زیاد، محاسبات پیچیده و اختصاص نیروی انسانی نیاز دارند، این نرم‌افزارها نیز به دلیل عدم یکپارچگی امکان ارائه بهای تمام‌شده قابل‌اتکا را نمی‌دهد و بسیاری از فرایندها منتج به بهای تمام‌شده مثل تسهیم هزینه‌ها در نرم‌افزار صورت نمی‌گیرد.
تهیه بهای تمام‌شده از الزامات قانونی بوده است[i]، این الزام قانونی سازمان‌ها را مجبور به نگهداری اطلاعات نیمه ساخته و محصول به تفکیک مواد دستمزد و سربار کرده و هر ساله هزینه‌های گزافی توسط شرکت‌های تولیدی، صرف تهیه گزارشات بهای تمام‌شده میشود با این حال ضعف ساختاری در تهیه بهای تمام‌شده کاملاً محسوس است، بسیاری از گزارشات بهای تمام‌شده قابل‌اتکا نیستند و اکثر سیستم‌های بهای تمام‌شده به دلیل نگاه سنتی نمی‌توانند به درستی به سوال ((چه چیزی را به چه قیمتی به دست می‌آوریم؟)) پاسخ درستی بدهند. بدیهی است هنگامی که بهای تمام‌شده به درستی تهیه نشود نمی‌توان انتظار داشت ارزیابی عملکرد و تصمیم سازی بر مبنای آن به شکل اصولی انجام شود.
مسائل و مشکلات وقتی پیچیده‌تر میشود که تقریباً در اکثر مواقع بهای تمام‌شده در پایان هر سال تهیه میشود یا به‌طور دقیقتر، سه تا چهار ماه پس از پایان سال مالی محاسبه و گزارش میشود. گزارش‌هایی که در این تاریخ تهیه میشود نه تنها قادر نیست ارزیابی درستی از عملکرد سازمان ارائه نماید بلکه به تصمیم سازی مدیران نیز کمک نمی‌کند، تنها زمانی می‌توان صحبت از بهای تمام‌شده قابل‌اتکا نمود که در بهای تمام‌شده عملیاتی در سازمان اجرا شود و در این بین نیز شرکت‌های نرم‌افزاری به دلیل عدم توانایی در پیاده‌سازی نرم‌افزارهای جامع و یکپارچه به این سمت نرفته‌اند.
[i] در ماده 219 قانون برنامه پنجم توسعه به استفاده از اطلاعات بهای تمام‌شده در اجرای ماده 16 قانون مدیریت خدمات کشوری اشاره شده است.
نرم‌افزار حسابداری صنعتی شماران سیستم چه مزايایی دارد؟
نرم‌افزار شماران سیستم تنها نرم‌افزار موجود در بازار است که در بستر یکپارچه ارائه می‌گردد و به‌صورت بسته نرم‌افزاری برمبنای ثبت عملیات واقعی تولید به شرکت‌های تولیدی عرضه‌شده است؛ این نرم‌افزار علاوه بر بهای تمام‌شده محصولات قادر است کالاهای نیم ساخته را نیز به تفکیک مواد، دستمزد و سربار در ماه‌های مختلف سال محاسبه و گزارش کند و گزارش‌های حسابداری صنعتی بدون کوچک‌ترین مغایرتی با گزارشات حسابداری مالی، فروش، انبار، خرید، سفارشات به‌صورت ماهانه و سالانه و بر اساس روش دائمی ثبت موجودی‌ها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.
دیدگاه حاکم بر بسته نرم‌افزاری حسابداری صنعتی شرکت شماران سیستم دیدگاه عملیاتی بوده و روش مورد استفاده در محاسبات نیز روش نرمال است که بر اساس درخواست مشتری با توجه به ایجاد زیرساخت‌ها و بستر محاسبه حسابداری صنعتی بر مبنای فعالیت قابلیت پیاده‌سازی حسابداری صنعتی بر مبنای این روش نیز وجود دارد.
پنج هدف اساسی نرم‌افزار حسابداری صنعتی شماران چیست؟
- تعیین، تجزیه و تفکیک درآمد و هزینه مؤسسات صنعتی
- استفاده از اطلاعات مربوط به حسابداری صنعتی محصولات و نیم ساخته‌های تولیدشده
- تحلیل عناصر تشکیل‌دهنده بهای تمام‌شده به‌منظور کاهش هزینه‌ها با حفظ کارایی عملیات
- مقایسه عوامل تشکیل‌دهنده حسابداری صنعتی با استانداردها
- بررسی انحرافات به‌منظور بررسی عملکرد سازمان (حسابداری سنجش مسئولیت)
عمده‌ترین مزایای نرم‌افزار بهای تمام‌شده شماران چیست؟
- ارائه اطلاعات دقیق و جزئی راجع به کلیه اقلام هزینه در مراحل مختلف تولید
- تسهیم خودکار هزینه مراکز خدماتی به تولیدی
- استفاده از کاردکس نیم‌ساخته به جای معادل آحاد
- برآورد حسابداری صنعتی قبل از تولید (کالاهایی که هنوز تولید آنها آغاز نشده است).
- گزارش حاشیه سود فروش محصولات در پایان هرماه
- قابلیت اتکا اطلاعات فراخوانی شده از سایر نرم‌افزار
- سادگی در محاسبات و دقت در گزارش‌ها نرم‌افزار حسابداری صنعتی
- برآورد بهای تمام‌شده در کوتاه‌ترین زمان
ده گزارش از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین گزارش‌ها نرم‌افزار حسابداری صنعتی چیست؟
- مواد مصرفی به تفکیک مرکز، پیمانکار و محصول
- جذب سربار بر اساس محصول و مرکز
- بهای محصول در مراکز
- حسابداری صنعتی محصولات به تفکیک مرکز هزینه انبار و محصول نهایی با لحاظ نمودن تولید دوباره‌کاری
- مغایرت جذب دستمزد و سربار به تفکیک مرکز هزینه
- عملکرد حسابداری صنعتی کالای فروش رفته و کنترل با حساب‌های مالی
- آنالیز حسابداری صنعتی به تفکیک، مواد، دستمزد، سربار و ضایعات برای کلیه‌ی مراحل تولید کالا
- انحراف مواد، دستمزد و سربار از استاندارد
- انحراف حسابداری صنعتی
- انحراف کلی مواد و ضایعات
دستاوردهای پیاده‌سازی نرم‌افزار یکپارچه شماران سیستم
- ارزیابی و تحلیل اطلاعات مراكز هزينه به تفكيك عوامل هزينه
- ارزیابی و تحلیل اطلاعات ريالي و تعدادي توليد، مصرف، خريد و فروش و ...
- ارزیابی و تحلیل اطلاعات مواد، محصولات و كاركرد ماشین‌آلات به تفكيك انواع كار (كار مستقيم، توقفات مجاز و ...)
- ارزیابی و تحلیل اطلاعات ضرايب و مباني تسهيم هزينه و اولویت‌های تسهيم مراكز هزينه
- ارزیابی و تحلیل اطلاعات دوره‌هاي مختلف تسهيم به‌منظور تهيه گزارش‌های مقايسه هزينه‌ها در دوره‌های متفاوت
- ارزیابی و تحلیل اطلاعات ساختار محصول (BOM) به‌صورت درختي
- ارزیابی و تحلیل مصرف مواد و قطعات در محصولات مختلف
- ارزیابی و تحلیل زمان كار مراكز هزينه در ساختار محصولات مختلف
- روش‌هاي مختلف تسهيم (یک‌طرفه، دوطرفه و...)
- سند تحلیلی بهای تمام‌شده قابل اثبات تا سطح سند بهای تمام‌شده
- بررسی عملکرد بهای تمام‌شده کالای فروش رفته تا سطح سند بهای تمام‌شده
- انحرافات بهای تمام‌شده، مواد، دستمزد و سربار
- هزینه‌های جذب نشده جهت تحلیل مدیریتی