مکانیزاسیون انبار با بهره‌گیری از نرم‌افزار مدیریت انبارداری، مهمترین دستاورد یک کسب و کار در بهینه‌سازی سرمایه‌ها و کالاهای خود در انبارها یا مراکز توزیع است.
توجه داشته باشید که تحقق این دستاورد مهم، تنها با بکارگیری یک نرم‌افزار کارآمد، کاربردی و منطبق با قوانین و نیازمندی‌های انبارداری، ممکن است. مهمترین کارکرد نرم‌افزار مدیریت انبارداری، کنترل مکانیزه فرآیند دریافت کالاها، نگهداری و ثبت اطلاعات آنها و پوشش فرآیند تحویل و توزیع کالاها در زمان بهینه است. این کارکرد در سازمان‌های دولتی و خصوصی یکسان است و همچنان بر ثبت اطلاعات انبارها و کالاهای مورد نیاز سازمان‌ها و شرکت‌ها، تمرکز دارد.
ویژگی یک نرم‌افزار مناسب انبارداری
از آنجا که نرم‌افزار مدیریت انبارداری زمینه انجام فرآیند اعلام موجودی انبارها تا ارسال کالاها و دریافت رسید از مشتری را به خوبی مدیریت می‌کنند؛ بنابراین لازم است تا نهایت دقت را برای انتخاب یک سیستم مناسب در نظر بگیرید. ابتدا باید بدانید که یک نرم‌افزار با کیفیت در حوزه انبارداری باید قابلیت ادغام فرآیندهای تدارکات را داشته باشد تا بتواند فرایندها را ساده‌تر کند، کارایی را افزایش دهد و از صرف هزینه‌های گزاف و غیر ضروری جلوگیری کند.
یکپارچگی با سیستم خرید و تدارکات و نرم افزارهای مالی
علاوه بر آسانی کاربری و کاربردی بودن، این نرم‌افزار باید بتواند گزارش‌هایی را به صورت روزانه، ماهیانه و سالیانه به مدیران ارشد مجموعه ارسال کند. ارسال این گزارش‌ها وقتی بهینه‌تر و کارآمدتر می‌شوند که نرم‌افزار مدیریت انبارداری در بستری یکپارچه با سایر نرم‌افزارها مانند نرم‌افزار خرید و تدارکات، نرم‌افزارهای مالی و حسابداری و سایر سیستم‌های مرتبط، عمل کند و بتواند از تجمیع داده‌ها برای کامل‌تر شدن چرخه اطلاعاتی خود بهر‌ه ببرد.
کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت و کارایی، بهینه شدن استفاده از سرمایه‌های انسانی، امکان هشدار در صورتکاهش موجودی انبار از اصلی‌ترین کاربردهای نرم‌افزار مدیریت انبارداری هستند. علاوه برای ویژگی‌ها ارائه انواع خدمات مانند صدور رسید خروج کالا از انبار، ثبت اطلاعات جزییات کالاها مانند ابعاد و رنگ، ثبت اطلاعات کالاهای مرجوعی و ارائه آمارها و گزارش‌های تطبیقی با نرم‌افزار مدیریت مالی و حسابداری نیز از دیگر مشخصات قابل توجه برای انتخاب یک سیستم مدیریت انبار و کالاست.
امکان مکانیزه درخواست کالا در سازمان
از دیگر مزیت‌های منحصر به فرد نرم‌افزار انبار و حسابداری انبار باید به قابلیت پیاده‌سازی فرآیند اختصاصی گردش کار برای درخواست کالا در هر سازمان اشاره کرد؛ ضمن اینکه برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات با تجهیزات مختلف مانند شناسایی و گردآوری اطلاعات از بارکدخوان‌ها، امکان مدیریت تردد کالا و حجم گسترده تراکنش نیز باید در فهرست کارکردهای این نرم‌افزار، لحاظ شود.
سازمان بهره‌‌بردار از نرم‌افزار انبار و حسابداری انبار باید بتواند علاوه بر امکان گزارش‌گیری از موجودی یک انبار یا تمامی انبارها و پیشنهاد سفارش خرید کالاها از قابلیت‌های ویژه این نرم‌افزار مانند اسکن و پیوست فاکتور در زمان ثبت رسید انبار، ثبت تاریخ انقضا برای کالاهای فاسد‌شدنی، ارسال یادآوری برای کاربر و امکان برگشت کالا به انبار و ثبت رسید و… نیز بهره‌مند شود.
مزیت‌های بکارگیری نرم‌افزار مدیریت انبارداری
با سیستم مدیریت انبار، یک شرکت علاوه بر کنترل موجودی انبارهای خود با گام گذاشتن در چرخه مدیریت و کنترل انبارها از زمان ثبت اطلاعات کالاهای ورودی تا سفارش محصول و خروج آن و ..، رونق و پویایی کسب و کار و بهره‌وری کامل مجموعه خود را دنبال می‌کند. مدیریت مکانیزه موجودی انبارها با بکارگیری سیستم‌های پویا و اثرگذار، بسیار کارآمد است و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از فضای انبارهای موجود و تجهیزات مورد نیاز برای بسته‌بندی و حمل محصولات خود، بهتر استفاده کنند. این نرم‌افزار علاوه بر اینکه احتمال مفقودی و گم شدن محصولات و کالاها را کاهش می‌دهد، شفافیت اطلاعاتی را برای مدیران سازمان‌ها، فراهم می‌کند.
اهمیت نرم‌افزار انبارداری زمانی بیشتر می‌شود که بدانیم ورود این سیستم چه تحولی شگرفی را در مدیریت صنایع بزرگ و کوچک، کارخانه‌ها و تولیدی‌ها و … ایجاد کرده است. این سیستم، سرعت انجام کارهای لجستیکی در بخش اموال و انبار و ارسال محصولات برای مشتری و … را تحت تاثیر قرار داده و کارایی این مجموعه‌ها را بالا برده است. تکرار این چرخه ساده در کلیه فرآیندهای تولیدی و کسب‌وکارهای ملی، تحول چشم‌گیری در زمینه اقتصاد ملی به همراه آورده است.
نرم‌افزار مناسب انبارداری و انبارگردانی در یک نگاه
- کاربری آسان
- ارتباط یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای مالی
- قابلیت گردآوری اطلاعات از بارکدخوان‌ها
- قابلیت ثبت اطلاعات جزییات کالاها مانند ابعاد و رنگ
- ارائه آمارها و گزارش‌های تطبیقی
- قابلیت پیاده‌سازی فرآیند اختصاصی درخواست کالا