امروزه نقش آموزش کارکنان و توسعه دانش و مهارت منابع انسانی در پیشبرد اهداف سازمانها و رشد آنها غیر قابل انکار است. مشتریان شرکت‌ها نیز بیش از پیش به جنبه‌های مرتبط با منابع انسانی یعنی میزان تعهد سازمانها به کارکنان خود و توانایی در بسترسازی رشد و توسعه سرمایه‌های انسانی، توجه دارند.
از آنجا که اهداف یک سازمان گاهی تحت تاثیر شرایطی مانند تغییرات بازار، الزامات مشتری و … دچار تحول می شود، سازمان برای حفظ روند بهبودی می بایست شایستگی کارکنان در مجموعه خود را تحلیل کرده و متناسب با آن به آموزش کارکنان بپردازد.
بی‌تردید، عملیاتی کردن فرآیند آموزش نیازمند آماده‌سازی زمینه‌هایی برای آغاز آن است که نیازسنجی آموزشی، برنامه‌ریزی آموزشی، اجرای برنامه، ارزیابی دوره و در نهایت ارزیابی اثربخشی دوره‌های آموزشی از جمله این زمینه‌ها به شمار می‌رود.
۱: نیازسنجی آموزشی
در جریان تعیین نیازهای آموزشی ابتدا باید میزان شایستگی موجود را با شایستگی مورد نیاز مقایسه کرد. مرحله بعد، تعیین آموزش برای کارکنانی است که به آن نیازمندند. در نهایت بایستی که این نیازها مدون گردند. ضمنا اطمینان حاصل شود که آموزش‌های مذکور این قابلیت را دارند که در بلندمدت، نیازهای سازمان را تامین کنند. همچنین الزامات مربوط به شایستگی میتواند به صورت ادواری بازنگری شود.
می‌بایست به صورت دوره ای، مدارک مربوط به شایستگی کارکنان و سوابق آنان مورد ارزیابی قرار گیرد که این فرآیند میتواند از طریق مصاحبه و تکمیل پرسشنامه، مشاهدات، مباحثه گروهی و یا اطلاعات ارایه شده توسط کارشناسان انجام شود.
از سوی دیگر فرآیند نیازسنجی باید مرتبا در بازه‌های زمانی تعریف شده انجام شود زیرا ممکن است مطابق با تحولات سازمان و ایجاد نیازمندی‌های جدید، کاستی‌های جدیدی در شایستگی کارکنان شناسایی شود که با آموزش کارکنان قابل رفع هستند.
۲: طراحی و برنامه‌ریزی آموزشی
پیش از شروع فرآیند آموزش، ابتدا باید معیارهایی برای انتخاب روش آموزش در نظر گرفت و پس از آن به انتخاب شیوه آموزشی پرداخت. تعیین مشخصات مربوط به طرح آموزش یکی دیگر از ملزومات این فرآیند است. چراکه درک روشنی از نیازهای سازمان و الزامات و اهداف آموزش به دست می‌دهد و روشن می‌سازد که کارکنان در نتیجه این آموزش‌ها توانایی دستیابی به چه چیزی را خواهند داشت. اهداف آموزش باید بر اساس شایستگی‌های مورد نیاز که در مشخصات طرح ذکر شده اند باشد و آموزش‌دهنده و آموزش گیرنده هردو در مورد اهداف آموزش توجیه شوند و در ارتباط با هم باشند.
۳: اجرای برنامه آموزشی
در حین آموزش شرایط مناسب برای هردو گروه آموزش‌دهنده و آموزش گیرنده، مهیا شده و بازخورد مدنظر آنان ارایه شود. به عنوان مثال، پشتیبانی مناسب در جریان آموزش که شامل فعالیت‌هایی همچون فراهم کردن ابزار ، تجهیزات ، مستندات و مکان مناسب است، صورت گیرد و نیز لازم است که از هردو گروه بازخوردی گرفته و به مدیران دخیل در امر اموزش ارایه شود.
۴: ارزیابی و سنجش اثربخشی دوره‌های آموزشی
ارزشیابی آموزش که از میزان اثر بخش بودن آن خبر می‌دهد، زمانی میسر است که عملکرد آموزش گیرنده در حین کار مشاهده شود. ارزشیابی کوتاه‌مدت و بلندمدت بر مبنای معیارهای تعیین شده انجام شود. ارزشیابی در حین آموزش و پایش اطلاعات آن موجب بهبود کیفیت آموزشی می‌شود. یکی از الگوهای ارزشیابی آموزشی، که اخیرا در سازمان‌های ایرانی بیشتر مورد توجه بوده روش کرک پاتریک است. کرک پاتریک ارزشیابی را به عنوان تعیین اثربخشی در یک برنامه آموزش تعریف کرده و فرایند ارزشیابی را به سطح‌های متعددی تقسیم می کند که برخی از آنها عبارت است از سطح یک : واکنش، سطح دو : یادگیری(دانش)، سطح سه: رفتار.
پایش کلیه مراحل فرآیند آموزش
پایش فرآیند آموزش با بازنگری در هر چهار مرحله آموزش، به اثربخش بودن آن کمک شایانی می کند و ابزار باارزشی جهت ارتقای سطح آموزش به حساب می آید. منظور از پایش حصول اطمینان از این امر است که فرآیند آموزش همان گونه انتظار می‌رود و لازم است، به اجرا در آمده و اثریخشی مطلوبی دارد. لازم به ذکر است که پایش بایستی توسط کارکنان دارای شایستگی و بر طبق روش های اجرایی مدون سازمان صورت گیرد.