نرم افزار برای شما و کسب و کارتان می تواند گران قیمت باشد نه تنها از لحاظ خریداری و قیمت، بلکه از لحاظ حفظ و نگهداشت آن. با پرسیدن این 10 سوال از فروشنده نرم افزار از پرداخت هزینه اشتباه از حالا تا سال های دیگر اجتناب کنید.

1-چه چیزی قیمت نرم افزار را تعیین می کند؟

آیا این به ازای هر کاربر، هر کاربر همزمان یا هر پردازشگر هست؟ هزینه نرم افزار با استفاده از روش های متفاوتی تعیین می شود.
دو روش معروف آن به ازای هر کاربر یا هر کاربر هم زمان هستند. روش هر کاربر تعیین می کند که در کسب و کار شما چه تعداد کاربر در مجموع از نرم افزار استفاده می کنند و از طرف دیگر هر کاربر هم زمان بر اساس مجموعه ای از تعداد کاربران هستند که در یک لحظه زمانی به نرم افزار دسترسی دارند. (مثال: 5 کاربر هم زمان به این معنی است که برنامه می تواند در 20 سیستم نصب شود اما فقط حداکثر 5 نفر می توانند در یک زمان از سیستم استفاده کنند.) هر پردازشگر محاسه می کند که چه تعداد سیستم یا سرور بر روی آن نرم افزار می تواند اجرا گردد. در بسیاری از واحدهای تجاری نرم افزاری بزرگتر از این روش جهت تعیین قیمت آن ها استفاده می شود (هر چند این روش در ایران کمتر مرسوم است).

2-در این خرید چه نوع خدمات در محل مشتری وجود دارد؟

بسیاری از برنامه هایی که قیمت بالاتری دارند باید شامل بعضی خدمات یا پشتیبانی در محل مشتری باشند. اگر این چنین نبود، از اینکه اینگونه خدمات و پشتیبانی در قرارداد شما پیش از خرید وجود دارد، اطمینان حاصل کنید. اما از این آگاه باشید که این حوزه ای است که شرکت ها بیشترین سود را از آن دریافت می کنند. بعضی از شرکت ها با درخواست های شما برای شخصی سازی نرم افزار روی شما حساب می کنند. حالا که شما نرم افزار را دارید و زمان قابل توجهی را جهت خرید سخت افزار و منابع اختصاص داده شده صرف کردید، آن ها می دانند که قبلا شما نیمی از راه را رفته اید و همچنین آن ها می دانند که شما از پرداخت پول بیشتر برای به دست آوردن آن چه می خواهید به دست آورید خودداری می کنید.
این خدمات می توانند شامل کلاس های آموزشی، شخصی سازی یا کمک به نصب برنامه باشد. در این مورد حواستان باشد که شرکت های نرم افزاری بومی، باید به طور خودکار بعضی از انواع خدمات در محل را پیش از خرید فراهم نمایند. فقط این موضوع می تواند به ساده کردن فرآیند پیاده سازی و افزایش احتمال موفقیت شما با افزودن منفعت بازده بیشتر سرمایه گذاری (ROI) منجر شود.

3-آیا ضمانت رضایت از این نرم افزار وجود دارد؟

این موضوع چیزی است که عموما هنگام خرید نرم افزار نادیده گرفته می شود. گاهی اوقات کاربران ناراضی انتظار دارند که بتوانند نرم افزار را مرجوع کنند وقتی که متوجه شدند که این چیزی نیست که توقعش را داشتند. که یک تجربه من نشان می دهد که انتظار پس دادن نرم افزار خریداری شده چیزی شبیه معجزه است. پیش از خرید یک نرم افزار از سیاست بازگشت آن ها و تعداد روزهایی که شما می توانید نرم افزار را در اختیار داشته باشید و قادر باشید آن را پس بدهید جهت گرفتن تمام یا قسمتی از هزینه پرداختی اطمینان داشته باشید.
به ویژه این در مورد نرم افزارهای سفارشی بسیار سخت تر است، لذا باید حتما قبل از شروع کار در قرارداد دیده شود.

4- زمان مناسب برای رفع باگها چیست؟

بعضی از شرکت ها بیان خواهند کرد مسائل نرم افزار را به محض اینکه شما یکی از آن ها را پیدا کنید درست خواهند کرد. نوع دیگری وجود دارد که لیستی از اشکالات به وجود آمده و منتشر شده را جمع آوری می نمایند و بر اساس یک جدول زمانی رفع خواهند کرد. این کار ممکن است به صورت ماهانه، 2 ماه یکبار ، 3 ماه یکبار یا سالانه اتفاق بیافتد. هیچ یک از این 2 راه بهتر یا بدتر نیست تا زمانی که شما با یک شرکت معروف معامله می کنید که واقعیت را بیان می کنند.
دانستن این موضوع پیش از خریداری نرم افزار اجازه می دهد به شما که بهتر نرم افزار مورد نظر خود را به کار ببرید و قادر باشید چارچوب دقیقی از برنامه زمانی که کاربران شما تغییرات سیستم را می بینند یا مسائل آن ها حل می گردد، را در نظر داشته باشید.

5- هر چند وقت یکبار بروز رسانی نرم افزارها منتشر می گردد و مشتریان از آن آگاه می گردند؟

این آیتم کلیدی دیگری است که به طور وسیع نادیده گرفته می شود. 2 روش کاری وجود دارد که شرکت ها می توانند برای بروزرسانی مشتری ها استفاده کنند. اول آنکه ممکن است شرکت ها تصمیم بگیرند که مشتری را اصلاً‌ از اجرای بروزرسانی آگاه نکنند. آنها ممکن است تصور کنند که اگر مشتریان دچار مشکل شوند با آنها تماس می گیرند. حال سوال ایست که در این زمان آیا آنها کاربران را از بروز رسانی های صورت گرفته آگاه می کنند؟
از این روش خدمات یا کمبود آن آگاه باشید! و از شر شرکت هایی که هیچ امتیازی برای مشتریان خود در این زمینه قرار نمی دهند، خلاص شوید.
روش دوم برای شرکت هایی است که مشتری را به طور منظم از بروز رسانی آگاه می کنند. آنها همچنین ممکن است پیشنهادها و امتیازاتی برای مشتریان در اطلاع رسانی ایمیلی خود قرار دهند. در این مورد مطمئن شوید که آنها چندین شماره تماس دارند که در ایمیل ارائه شده آنها وجود دارد که کاربران مطمئن شوند که در موارد ضروری قادر به دریافت پاسخ هستند.
اگر شرکت نرم افزار هیچ یک از این امتیازات را نداشته باشد شما ممکن است بخواهید در تصمیم گیری خود تجدید نظر کنید.

6- آیا طراحی نرم افزار پیشنهاد شده دارای قابلیت مقیاس پذیری (Scalable) می باشد؟

نرم افزاری که مقیاس پذیری در طراحی دارد به معنای این است که آن به سادگی و با کمترین هزینه با کسب و کار شما رشد می کند.
فاکتورهای این موضوع شامل قابلیت شخصی سازی برای کاربران، دانش فنی ساختار بانک اطلاعاتی، و عناصر ورودی و خروجی سیستم مانند گزارشات و قابلیت اتصال به بانک اطلاعاتی سایر سیستم های مورد استفاده شما می باشد. مقیاس پذیری برای مشاغل کوچک بسیار اهمیت دارد. به دلیل اینکه آنها به صورت پویا رشد می کنند. هیچ کسب و کاری تمایل ندارد که از نرم افزاری استفاده کند که طراحی آن به شکلی است که تنها تواان پاسخگویی و انطباق با حداکثر یک سال رشد مجموعه اش را دارا باشد و بعد از آن مجبور به تغییر مجدد نرم افزار گردد. با یک برنامه ریزی مناسب در زمان خرید، شما این شانس را خواهید داشت که نرم افزار مناسبی برای استفاده طولانی تر انتخاب نمایید.

7- در مواجهه با پیشرفت کسب و کارتان، چقدر نرم افزار قابل انطباق و تغییر است؟

اگر شما نیاز به شخصی سازی نرم افزار برای یک نیاز خاص دارید، با یک حساب سرانگشتی شما نباید بیش از یک سوم قیمت نرم افزار را هزینه کنید. هرگز فراموش نکنید که بسیاری از شرکت های نرم افزاری برای شخصی سازی می خواهند با شما مذاکره کنند. به عنوان یک مشتری شرکت نرم افزاری زمان شما با ارزش است و باید بخواهید که رضایت شما را حفظ کنند.
در بعضی موارد نیاز است که هر دو طرف در این زمینه از خودگذشتگی داشته باشند. نکته مهم اینست که هر دو طرف باید از این درخواستها احساس رضایت داشته باشند. در خرید نرم افزار باید بدانید که نیاز شما به تغییرات اساسی یک نشانه است که شما واقعاً‌ نیاز دارید تا یک قدم به عقب برگردید و به تمامی انتخاب ها نگاه کنید که تولید و توسعه نرم افزار درون مجموعه، برون سپاری سفارشی سیستم و یا شراکت کاری با یک تولید کننده نرم افزار میتواند این شامل موارد باشد.

8- در نصب نرم افزار ممکن است به چه موانعی برخورد کنید؟

مهم نیست که چه نسخه ای از نرم افزار در حال حاضر موجود میباشد، بلکه شرکت نرم افزاری باید قادر باشد که شما را از موانعی که آنها در پیاده سازی تجربه کردند آگاه سازند. اگر اینگونه نباشد باید این پرچمی قرمز(علامت ممنوع) برای شما باشد. شرکت های نرم افزاری باید اینگونه موارد را ثبت کنند، به خصوص اگر آنها به طور مستمر به بهتر شدن تولیدات می پردازند.

9- چه زمان هایی پشتیبانی انجام می شود و بخش پشتیبانی چگونه عمل می کند؟

وقتی شما در بخش دیگری از شهر یا در هر قسمتی از کشور باشید و نیاز به کمک و پشتیبانی داشته باشید، اگربه پشتیبانی دسترسی نداشته باشید، تنها انتخاب این است که سیستم برای مدت نا مشخصی خراب خواهد بود و شما برای کمک باید منتظر بمانید. پیش از قرارداد بستن با یک شرکت نرم افزاری با خرید تولیدات آنها محل شرکت را بدانید و از روش های پشتیبانی آنلاین یا آفلاین آنها اطلاع حاصل کنید. برای دانستن این موضوع نیاز به سوالاتی دارید مانند این ها:
آیا شما فقط در زمانی خاص از روز به تلفن های ما پاسخ می دهید؟ یا ما می توانیم برای شما پیام بگذاریم و منتظر تماس شما بمانیم؟ آیا شما نماینده مستقیمی دارید یا من هر بار باید با شخصی متفاوت صحبت کنم؟ این اطلاعات را سریعاً پیدا کنید، چون زمانی که به آن نیاز داشته باشید، به ذهن شما آرامش خواهد داد.

10-آیا لیستی از درخواست هایی که شما بخواهید در بروزرسانی بعدی اضافه گردد، وجود دارد؟

در صورتیکه امکانپذیر باشد، تاریخی را برای تکمیل موارد درخواستی بخواهید. قبل ازینکه آنها جواب منفی بدهند، برایشان توضیح دهید که نیاز به برنامه زمانی دارید تا بتوانید برای کسب و کارتان برنامه ریزی کنید. لذا داشتن این پاسخ ضروری است! یک نکته خوب دیگر اینست که اگر کس دیگری قابلیتی را درسیستم بخواهد و اضافه شود، شما شانس استفاده از آن را خواهید داشت. همچنین داشتن این لیست به سه دلیل دیگر به نفعتان است:

1-اگر شما بدانید که یک ویژگی آماده ارائه است، شما می توانید کاربران را از قبل آگاه کنید و بازخورد آن را پیگیری کنید (که غالبا ممکن است از آن خوششان بیاید).

2-اگر آیتمی در لیست برایتان ضروری است، از طریق روش های ارتباطی شامل تلفن و یا ایمیل حتما مطمئن شوید که اولویت های لیست تغییر نکرده است و شما در زمان مورد نظر به خواسته تان میرسید.

3-اگر شما چنین لیستی را در اختیار داشته باشید، میتوانید چشم اندازی از مسیر تغییرات نرم افزار را داشته باشد. و اینکه آیا آنها در مسیر مورد نیاز درخواست های مشتری قرار دارند؟ آیا تغییرات ناچیز و جزئی می باشند؟ یا آیا موارد مشخصی و مهمی در لیست وجود دارد؟ یا مواردی در لیست هستند که شما را جهت خرید (بیشتر) مجاب کنند و یا شما را از امکاناتی که از آن آگاه نبودید، مطلع سازد؟