انتخاب نرم افزار حسابداری یا سیستم مدیریت منابع سازمانی، بدون تردید تصمیم گیری حیاتی برای کسب و کارها می باشد. هرچند غلبه بر اشتیاق فراوان در جهت انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب دشوار می باشد، اما بررسی و تصمیم گیری مناسب و به موقع بسیار مهمتر از انتخاب شتاب زده میباشد.

دقیقا از چه نقطه ای شما به فرآیند انتخاب نرم افزار حسابداری وارد می شوید؟

ما در تیم مشاوره نمی توانیم بر اهمیت داشتن برنامه مناسب در ابتدای شروع پیاده سازی هر سیستم اصرار نورزیم. به عنوان مثال یکی از مشتریان ما که یک تولیدکننده موادغذایی بود به طرح پیاده سازی نرم افزار حسابداری بدون هیچ گونه طرح و برنامه ای وارد گردید. ۷ سال بعد پیاده سازی نرم افزار درحال انجام بود و کارها مضاعف شده بود. این موضوع چه چیزی را برای شما بیان می کند؟

این حقیقت تایید می گردد که نباید انتخاب نرم افزار بر اساس شواهد در حوزه یک شغل انجام شود. تقریبا در تمامی سازمان ها باید از نزدیک بررسی انجام شده و بهسازی فرآیند و کارآمد بودن حوزه ها برای هیات مدیره مشخص و تعیین گردد. پس یک راه حل می تواند متناسب با تمام سازمان انتخاب شود.

4 گام کلیدی جهت انتخاب نرم افزار برای هر حوزه شغلی

سافت گزین فرآیند انتخاب نرم افزار را به 4 مرحله ساده جهت کمک به تسهیل آن تقسیم کرده است:

بررسی فرآیندهای کسب و کار و راه حل های موجود

این گام از انتخاب نرم افزار مناسب به شدت اهمیت دارد که عواملی که در تسهیل نمودن فرآیند کسب و کار نقش دارند را تجزیه و تحلیل نمایید. ما در تیم مشاوره سافت گزین به شما یک بررسی فرآیند کسب و کار که شما را به موقعیتی در دید مناسب نسبت به کسب و کار وارد می کند، پیشنهاد می کنیم. یافته های ما جزییاتی را ارائه داده اند که ناکار آمدی که بر روی سودآوری و توصیه جهت پیاده سازی کسب و کار و استفاده از نرم افزار اثر می گذارند را روشن خواهد ساخت.

تعیین نقاط ضعف و وضعیت آینده مورد نظر 

بعد از بررسی دقیق و عمقی کسب و کارتان، شما باید نقاط ضعف موجود و همینطور نقطه ایده آلی که پس از برطرف کردن این نقاط ضعف در آن خواهید بود را به شکل دقیق و واضح ترسیم کنید.

مشخص کردن نیازمندی ها

این الزامات باید بر اساس حذف نقاط ضعف قبلی مشخص گردد و نیز بیشترین حد ممکن از تصور شما از وضعیت آینده پشتیبانی شود. حال زمانی عالی جهت لیست کردن نیازهای حسابداری شما و تسهیل کار می باشد. به علاوه لیست فعالیت های شما باید با بالاترین مرحله نیاز شما شروع گردد.

برای نمونه: ( پرداختنی ها، دریافتنی ها، هزینه ها و گزارش دهی های مالیاتی ).  همچنین شما ممکن است نیاز به سرمایه گذاری، مدیریت روابط مشتریان و هوش تجاری و فروش پروژه ها بسته به نوع راه اندازی شغلتان داشته باشید.

یک اشتباه که اغلب در اسناد الزامات سیستمی دیده می شود، این است که آنها در همان قدم های بالایی تمرکز کزده و گیر میکنند. کلید رسیدن به حل این موضوع، بدست آوردن جزییات لیستی از 100 تا 200 الزامات حیاتی که برای شغل شما خاص و لازم بوده، می باشد. این موارد نباید شامل الزامات استاندارد مانند: "قابلیت نمایش معکوس جملات مجله!!".

مشکلات اینگونه الزامات این بوده که در عملکرد تمامی سیستم ها فراهم می گردد.

ارزیابی راه حل ها

بعد از مشخص نمودن کامل تمامی نیازهایی که در شغل خود دارید و نقاط ضعف که نیاز به برطرف شدن دارند، حالا شما می توانید راه حل های خود را مقایسه کرده و بهترین راه حل را برای سیستم حسابداری یا ERP خود انتخاب نمایید.

مشاورین ما با بهترین راه حل های نرم افزاری در دسترس و با داشتن نظرات مشتریان از صنایع و مشاغل مختلف در فرآیند انتخاب نرم افزار و با کمک تجربه و پیشینه مشخص و قابل اتکا مناسب ترین راهکار را به شما یشنهاد خواهند کرد.