کارشناسان مدیریت معتقد هستند که  در سال ۲۰۱۹ دیگر نمی توان کسب و کاری را مانند سال ۱۹۹۹ انجام داد  و اگر سازمان ها و کسب و کارها به دنبال  این هستند که با شیوه های قدیمی کسب و کار خود را مدیریت کرده و به سودآوری و بهره وری برسند کاملا در اشتباه هستند. برای رسیدن به موفقیت باید در این میان تغییراتی در سیستم مدیریت  ایجاد کرد تا بتوان نیروی کار را مدیریت کرد.  اکنون مدیریت زمان، همکاری و شفافیت و کارایی  برای کسب و کارها از اهمیت بالایی برخوردار است و و کار به شیوه قدیمی هم پاسخگو نخواهد بود. حال این سوال مطرح می شود که براستی برای بهبود مدیریت چه باید کرد؟  در پاسخ باید گفت استفاده از اتوماسیون اداری یکی از راهکارها است.

حضور و غیاب کارکنان در شرکت ها و سازمان ها

یکی از مواردی که مدیران به درستی به آن حساس بوده و نگران هستند بحث حضور کارکنان در شرکت و سازمان و حضور و غیاب آنها است، چرا که این موضوع به صورت مستقیم به حقوق ، دستمزد و مهمتر از همه بهره وری ارتباط دارد. مدیران و صاحبان کسب و کارها نمی توانند تنها به گزارش کار و زمان حضور کارمندان خود دل ببندند از سوی دیگر زمان استفاده از سیستم پانچ کارت، یا سیستم حضور و غیاب مبتنی بر ویندوز نیز گذشته است  یا اینکه  دیگر وقت انکه از فرم های کاغذی برای ثبت حضور و غیاب کارکنان گذشته است و باید آنها را متوقف کرد  چرا که نه تنها بسیار وقت گیر بوده، بلکه هزینه بر است بنابراین دیگر زمان استفاده از این نوع بیمه ها گذشته است و باید این روش ها را دور انداخت.

اتوماسیون اداری و مدیریت زمان حضور و غیاب

بنابراین به کسب و کارها توصیه می شود که با مدیریت زمان کارکنان استفاده از اتوماسیون اداری است شیوه ای بدون برنامه کاغذی. با اتوماسیون اداری می توان مدیریت زمان حضور و غیاب کارکنان  را با دقت بالا به صورت خودکار ثبت و مدیریت کرد. امکان شفافیت  و بهره وری را برای سازمان بالا می برد. از سوی دیگر حجم کار کاهش می یابد  استفاده از اتوماسیون اداری  نه تنها می تواند کسب و کار را زنده نگه دارد بلکه مدیران می توانند  برای رسیدگی به امور در این زمینه در وقت خود نیز صرفه جویی کنند. اتوماسیون اداری  یک دید کلی به مدیران از نظم نیروی انسانی خود ارائه می دهد و می تواند از هزینه های زیادی که برای شرکت ایجاد می کند ، بکاهد. امل یکی از اتوماسیون ها اداری حضور و غیاب  شرکت «آی کن » است. این سیستم می تواند سیستم حضور و غیاب کاملا تحت وب، منعطف و مبتنی بر موتورهایی است که راهبر سیستم را قادر می‌سازد فرآیندها، قوانین و مقررات و گزارش‌های مورد نیاز خود را پیاده‌سازی کند. برخی از این موتورها  شامل موتور تولید قوانین، موتور تولید گزارش، موتور تولید گردش کار و موتور تولید ساختار سازمانی است. از سوی دیگر مدیریت کارکرد و قوانین، کاردکس و مانده مرخصی محاسبات ریالی حق ماموریت محاسبات افراد دارای چند سمت، مدیریت کارانه، پاداش و بهره‌وری و گردش‌کار و مجوزهای حضور و غیاب طرح ارتقای بهره‌وری، محاسبات طرح قاصدک، محاسبات شرکت‌های هولدینگ، اپلیکیشن نرم‌افزار حضور و غیاب، مدیریت شیفت‌های نامنظم و بیمارستانی از جمله کارهایی است که این سیستم انجام می دهد.

البته این سیستم دارای قابلیت های زیادی نیز هست  که از این قابلیتها می توان به  ، مدیریت هوشمند ردیابی تغییرات و ثبت LOG

اعطا یا کاهش انواع پارامترهای کارکرد به صورت دستوری و غیر روال ،  امکان گزارش نفرات دارای مجوز خروج میان‌وقت برای پرسنل حراست ، گردش مجوزهای حضور و غیاب بر اساس روال‌های گردش سازمانی و حذف کاغذ ، گزارش‌های مقایسه‌ای دوره‌ای بر اساس المان‌های مختلف کارکرد (سالانه، شش‌ماهه، سه ماهه و ماهانه) ، قابلیت تفکیک انواع پارامترهای کارکردی و استخراج گزارش‌های تجمیعی (انواع اضافه کار، مرخصی و …) ، مشتمل بر بیش از یکصد الگوی کاربردی حضور و غیاب در موتور تولید قوانین برای پوشش قوانین متنوع سازمان‌ها و ارائه گزارش‌ها و نمودارهای تحلیلی و مدیریتی، آمار پرسنل، سرجمع و میانگین بر اساس گروه‌ها و واحدهای سازمانی می شود.