در دنیای رقابتی امروز کسب‌وکارها، بازاریابی و مباحث مربوط به آن از جمله دغدغه‌های اصلی مدیران و کارکنان سازمان‌هاست. به دلیل کثرت اطلاعات و عدم توانایی راستی آزمایی قبل از اجرای هر کمپین بازاریابی، استفاده از داده‌های صحیح، معتبر و به‌روز کمک شایانی را به فرآیندهای بازاریابی و کاهش هرچه بیشتر تناقضات خواهد کرد. یکی از قسمت‌های اصلی سیستم‌های CRM، بخش بازاریابی می‌باشد که نرم افزار CRM ابزار بسیار مناسبی برای این کار است. به عنوان مثال فرض کنید هنگامی که می‌خواهید در از طریق پیامک، تبریک روز خاص یا معرفی محصول جدیدتان به مشتریان را داشته باشید اگر اطلاعات وارد شده در سامانه CRM سازمان ناقص بوده یا دسته‌بندی خاصی نداشته باشد یا اینکه حتی اطلاعات غلط وجود داشته باشد قطعا نه تنها بازاریابی مؤثر نداشته‌اید بلکه این کار ممکن است به کاهش اعتبار شما شود.

بازاریابی ایمیلی یکی از انواع بازاریابی است که از طریق ارائه‌دهنگان خدمات ارسال ایمیل انبوه مانند Mailchimp ارسال می‌شود و به‌وسیله یکپارچگی‌های انجام شده، بازخوردها و پاسخ‌های ایمیل ارسالی در نرم افزار CRM درج خواهد شد. بنابراین اگر تعداد پاسخ‌های از نوع Hard bounce زیاد باشد یا اینکه تعداد لغو اشتراک ایمیل‌ها از حد مشخصی بیشتر شود (که این اتفاق موجب کاهش شدید نرخ دریافت ایمیل در صندوق دریافت‌کنندگان خواهد شد) منجر به قرار گرفتن ایمیل ارسال‌کننده در لیست سیاه شرکت‌های ارسال‌کننده ایمیل خواهد شد. بنابراین ضرورت صحیح بودن و به‌روز بودن ایمیل‌های موجود در لیست‌های بازاریابی بیش از پیش احساس می‌شود تا تأثیرات منفی ناشی از آن کاهش یابد.

در ادامه به بررسی علل توجه به صحت اطلاعات و مباحث پیرامون آن در حوزه بازاریابی می‌پردازیم.

سیاست‌های ارائه دهنگان خدمات ارسال ایمیل انبوه

شرکت‌هایی که خدمات ارسال ایمیل انبوه را انجام می‌دهند عموما سیاست‌های سخت‌گیرانه‌ای در رابطه با نوع ایمیل‌های ارسالی اعمال می‌کنند که در برخی موارد حتی فرصت جبران و اصلاح متن یا آدرس ایمیل‌ها را هم به استفاده‌کنندگان نمی‌دهند. البته بدیهی است که اعتبار کسب شده برای این فراهم کنندگان قطعا اهمیت بالاتری خواهد داشت بنابراین تا حدی زیادی رعایت این‌گونه سیاست‌ها طبیعی به نظر می‌رسد. از طرفی شرکت‌های سرویس دهنده سرور ایمیلی نیز از ورود این‌گونه ایمیل‌ها به صندوق پستی جلوگیری می‌کنند و بعضا حتی ممکن است مانع دریافت آن شوند. در عین حال موارد ذکر شده نباید موجب نگرانی سازمان‌ها شود چرا که قطعا ارسال و دریافت ایمیل‌ها برای این خدمات‌دهندگان سودآور خواهد بود و منبع درآمدی آنهاست. از طرفی این شرکت‌ها از تجارت‌های مشروع حمایت کرده و به ایمیل‌های بازاریابی لزوما به عنوان هرزنامه نگاه نمی‌کنند. موارد ذیل می‌بایست در هنگام آماده‌سازی قالب ایمیل ارسالی رعایت گردد تا از اسپم شدن جلوگیری شود.

•         اجتناب از بازخوردهای از نوع Hard bounce

•         ارسال ایمیل با حجم‌های ثابت

•         قرار دادن لینک لغو اشتراک در ایمیل ارسالی

•         درج آدرس فیزیکی سازمان در ایمیل

•         شامل محتوای متنی متناسب با فرمت HTML

•         عدم ارسال پیام‌های صرفا تصویری

•         عدم ارسال محتوای اسپم (قطعا می‌دانید که چه محتوایی اسپم هست و چه چیزی نیست!)

داینامیک 365 شامل ویژگی‌هایی است که به شما کمک می‌کند تا این الزامات را برآورده کرده و حتی قبل از انتشار نهایی، ایمیل را چک کنید تا مطمئن شوید که با این سیاست‌ها مطابقت دارد. همچنین با بررسی‌هایی که پس از ارسال ایمیل‌ها صورت می‌گیرد می‌توان به مرور اطلاعات وارد شده را تغییر داده یا اصلاح کرد. با این حال، در صورتی که برای اولین بار اقدام به ارسال بازاریابی ایمیلی کرده‌اید با رعایت موارد ذکر شده بسیاری از ریسک‌های مربوط به احتمال قرارگیری در لیست ایمیل‌های اسپم برطرف خواهد شد.

ارائه دهندگان سرویس صندوق پیام ایمیل

ارائه‌دهندگان صندوق پیام ورودی، سازمان‌هایی هستند که بستر لازم برای ارسال و دریافت ایمیل‌های سازمانی را با تعداد کاربران زیاد فراهم می‌کنند. این فراهم کنندگان شامل شرکت‌هایی هستند که سرورهای ایمیل خود را برای کارکنان (مانند مایکروسافت exchange)، سرویس‌های ایمیل برای عموم افراد (مانند Outlook.com ،Yahoo یا Gmail) و ارائه‌دهندگان خدمات اینترنت عمومی (ISPs) مدیریت می‌کنند.

این شرکت‌ها طی سازوکاری ایمیل‌های ورودی را بر اساس امتیاز فرستنده فیلتر می‌کنند. در حال حاضر دریافت ایمیل‌ها توسط الگوریتم‌های پیشرفته و بر اساس رفتار فردی تعیین می‌شود. (ممکن است ایمیل‌های دریافتی توسط فرد گیرنده مورد علاقه ثبت شده باشند) برخی از مهم‌ترین این معیارها عبارتند از:

سابقه تعاملات قبلی فرد: عواملی مانند تشابه ایمیل ارسالی با دیگر ایمیل‌ها، وجود آدرس ایمیل فرستنده در میان آدرس‌های قبلی گیرنده یا بازخورد قبلی همین ایمیل (باز شده یا نشده).

نرخ هرزنامه: تا به حال چند بار ایمیل‌های این فرستنده توسط سایر مشتریان به عنوان هرزنامه تشخیص داده شده است؟

اعتبار فرستنده: همانطور که در این بخش شرح داده شد، ارائه دهندگان صندوق‌های پیام ورودی با توجه به امتیاز کسسب شده، ایمیل‌های ارسالی را فیلتر خواهند کرد.

ساماندهی اطلاعات مشتریان با هدف افزایش بهره‌وری ایمیلی

فرایند ارسال ایمیل‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است ولی در ابتدا می‌خواهیم نکاتی را در مورد ورود اطلاعات مربوط به اشخاص و لیست‌های بازاریابی مرور کنیم.

• هرگز لیست بازاریابی ایمیلی خود را خریداری نکنید

لیست ایمیل‌های خریداری شده حاوی اطلاعاتی نیست که مخاطبین را انتخاب کرده یا رضایت خود را برای دریافت پیام‌های بازاریابی از سازمان خود دریافت کرده باشند. اغلب این آدرس ایمیل‌ها از تاریخ گذشته هستند. باید در نظر داشته باشید که در صورت استفاده از آنها ریسک‌هایی مانند احتمال نرخ بالای Hard Bounce، ازدیاد لغو اشتراک‌ها و گزارش کاربران را بپذیرید تا جایی که شاید قوانین مربوط به حفظ حریم خصوصی محلی مانند GDPR را نقض کنند.

• از فرایند تأیید دومرحله‌ای استفاده کنید

احتمالا با این اتفاق روبرو شده‌اید که برای تأیید حساب کاربری، پیامک یا ایمیلی به شخص ارسال می‌شود تا از واقعی بودن هویت فرد مطمئن شوند و با این کار از هک شدن حساب کاربری جلوگیری شود. قبل از ارسال ایمیل‌های بازاریابی می‌توان ایمیلی که حاوی لینکی جهت تأیید کاربر می‌باشد ارسال نمود. اگر چه ممکن است بعضی از مخاطبین فرآیند را تکمیل نکنند، اما در عین حال تأیید دومرحله‌ای به منظور افزایش نرخ مشارکت بیشتر در میان آنها انجام می‌شود.

• ارائه مدیریت آسان و جامع اشتراک

همیشه گزینه لغو اشتراک را در هر ایمیلی درج نمایید. این کار موجب می‌شود تا افراد دریافت کننده راه آسانی برای لغو اشتراک داشته باشند و حس خوبی به آنها دست بدهد.

• با مخاطبین ارتباط برقرار کنید، به طوری که با سطوح فعالیت و علاقه شما منطبق باشد

با بررسی تاریخچه فعالیت‌های مشتریان و نوع بازخوردهای آنها بر روی ایمیل‌های ارسالی می‌توان تا حدودی علاقه‌مندی‌های آنان را پیدا نمود و مطالب مورد نظرشان را ارسال کرد بنابراین دیگر لازم نیست که همه آنها را از لیست‌های بازاریابی خود حذف نمایید.

اگر تصمیم به حذف کامل مخاطب بر اساس سابقه تعاملات او گرفته‌اید، همیشه یک ایمیل اطلاع‌رسانی ارسال نمایید تا اگر هنوز تمایلی دارند اعلام نمایند.

• رعایت چند مورد قبل از تعریف کمپین بازاریابی

در مواقعی که می‌خواهید لیست بازاریابی جدیدی تشکیل دهید حتما موارد تکراری، آدرس‌های ایمیل مشکوک به اسپم شدن، دامنه سایت‌هایی که از روی آنها ایمیل ساخته شده است، احتمال لغو اشتراک شده بودن آدرس ایمیل در کمپین‌های قبلی و موارد دیگر از این دست را رعایت نمایید.

چگونه Dynamics 365 به کیفیت داده‌ها کمک خواهد کرد؟

مایکروسافت به وسیله ابزارها و قابلیت‌هایی که در سیستم بازاریابی داینامیک 365 قرار داده است و همچنین تجزیه و تحلیل فعالیت‌های انجام شده بر روی هر کمپین، به ما کمک خواهد کرد تا بهترین روش‌ها را برای انجام فرایندهای بازاریابی به کار بگیریم.

• دریافت جزئیات از نتایج ایمیل ارسالی

پس از ارسال هر کمپین بازاریابی ایمیلی تمامی انواع بازخوردهای مشتریان این کمپین بر روی پروفایل هر مشتری درج خواهد شد، این حالات عبارتند از باز کردن ایمیل (حتی شمردن تعداد دفعات آن)، کلیک کردن بر روی قسمت‌های مختلف آن به تفکیک لینک، لغو کردن اشتراک، Soft bounce شدن، Hard bounce شدن، گزارش شدن ایمیل ارسالی (Report Abuse) و در نهایت تعداد کسانی که ایمیل را باز نکرده‌اند.

• کنترل دقیق بر روی لیست‌های بازاریابی

در هر کمپین بازاریابی ایمیلی می‌توان به یک یا چند لیست بازاریابی مشخص شده، ایمیل‌ها را ارسال نمود که این کار موجب هدفمند شدن فعالیت‌های انجام شده و برنامه ریزی برای بخش‌های بازاریابی مشخص خواهد شد.

• توجه به بازخوردهای از نوع Hard bounce

همانطور که ذکر شد، پرهیز از Hard bounce شدن بازخورد ایمیل‌ها یکی از اهداف تمیز نگه داشتن لیست‌های بازاریابی می‌باشد. دلایلی که باعث Hard bounce شدن می‌شود عبارتند از غیرفعال بودن آدرس ایمیل، عدم وجود آدرس ایمیل و عدم وجود دامنه آدرس ایمیل.

• تبدیل بازخوردهای از نوع Soft bounce به Hard bounce

معمولا بازخوردهای Soft bounce خیلی جدی‌تر از Hard bounce هستند و به دلایلی همچون پُر شدن صندوق دریافت ایمیل یا عدم ظرفیت برای دریافت ایمیل ارسالی، مشکوک بودن محتوای ایمیل (معمولا اگر نمره هرزنامه بالا باشد این اتفاق می‌افتد) یا در دسترس نبودن موقتی سرور ایمیل، رخ می‌دهند.

اگر یک آدرس ایمیل به طور مداوم و در چندین کمپین Soft bounce شود سیستم به طور خودکار این آدرس ایمیل را در لیست Hard bounceها قرار خواهد داد.

• پشتیبانی از تأیید دومرحله‌ای

داینامیک 365 به طور کامل آماده پشتیبانی از تأیید دومرحله‌ای است. این فرایند کمک خواهد کرد تا از اینکه تمام مخاطبین ثبت شده در سامانه CRM یک آدرس ایمیل صحیح برخوردارند اطمینان حاصل شود.

در این مقاله به راهکارها و مسائلی اشاره شد تا کمپین بازاریابی ایمیلی ارسال شده توسط داینامیک 365 به بهترین نحو ممکن کارایی داشته باشد.