سیستم اتوماسیون اداری آموزش و پرورش در حال جریان‌سازی و اثرگذاری بی‌نظیری در حوزه آموزشی کشور است که با پروژه همزمان هوشمندسازی مدارس، وارد مرحله جدیدی شده است.
ایجاد مکانیزاسیون اداری در آموزش و پروش و تسری آن به دورترین مراکز کشور را می‌توان زمینه‌ساز تغییر رویه نظام آموزشی کشور از سنتی‌ترین روش‌ها و ابزارهای دستی و آموزشی به روش‌های پیشرفته و فناورانه دانست.
امروز درحالی‌که بکارگیری سیستم‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری برای آموزش در مقاطع مختلف تحصیلی در دنیا شتاب و تنوع قابل توجهی یافته است، در ایران نیز علاوه بر گسترش اتوماسیون اداری در وزارتخانه آموزش و پرورش و کلیه مراکز آن در سراسر کشور، پروژه هوشمندسازی نیز به سرعت در دستور کار گرفته است تا قدمهایی جدی برای توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات در حوزه آموزش کشور برداشته شود.
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش و هوشمندسازی مدارس
بسیاری از کارشناسان و تصمیم‌سازان حوزه آموزشی بر این باورند که ورود فناوری‌های اطلاعاتی به تنهایی، تحولی ایجاد نخواهند کرد و اثرگذاری آنها جز با تغییر رویه‌های سنتی آموزشی به سوی هوشمندسازی، قابل مشاهده نخواهد بود.
هوشمندسازی مدارس و زمینه‌سازی برای اثربخشی مکانیزاسیون حوزه آموزش و پرورش کشور به طور همزمان در تهران و سایر استان‌های کشور آغاز شده و دستاوردهای خوبی نیز به همراه داشته است. مثلا بنابر اعلام مسئول طرح هوشمندسازی مدارس در تهران، علی‌رغم عدم تخصیص بودجه در سال گذشته تعداد مدارس هوشمند، رشد داشته به طوریکه از ۳۹۲۱ مدرسه شهر تهران ۱۱۵۲ مدرسه هوشمندسازی شدهاند.
مدرسه هوشمند مدرسه‌ای است که علاوه بر استفاده از امکانات فیزیکی مدرسه و برنامه‌هایی مانند سایر مدارس تلاش دارد تا با تجهیز به امکانات رایانه‌ای و فناوری‌های مربوطه کنترل و مدیریت خود را بر این اساس مبتنی کند. محتوای اکثر دورس را الکترونیکی کرده و ارزشیابی و نظارت سیستم را هوشمند کند. این سیستم امکانی را فراهم می‌آورد تا دانش آموزان، اولیا و معلمان و کادر مدرسه در تعامل همیشگی و پویا برنامه خود را به پیش ببرند.
امکان اطلاع‌رسانی صوتی و تصویری، ارتباط با مربیان، ارائه انتقادات و پیشنهادات، پرسش و پاسخ و سایر موارد ضروری از جمله کارکردهای مدارس هوشمند است. در این مدارس دانشآموزان با داشتن یک کامپیوتر در منزل همیشه با سیستم مدرسه خود در ارتباطند؛ بنابراین می‌توان گفت مدارس هوشمند، هیچ‌وقت تعطیلی نخواهند داشت.
اتوماسیون اداری و بهره‌وری آموزشی در کشور
پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری در حوزه آموزشی کشور، امری تازه و رو به رشد است که ارائه تحقیقات و راهکارهای سازنده برای تعیین زیرساختهای موثر و موفق آن، بسیار مفید است و مطمئنا برای بسیاری از سازمان‌های بزرگ دیگر نیز، کاربرد داشته و می‌تواند به الگویی قابل اجرا و پیاده‌سازی تبدیل شود. برای دستیابی به چنین الگویی توجه به روندهای طی شده و پتانسیل‌های موجود در حوزه‌های مختلف ساختارهای اداری و منابع‌انسانی در زمینه بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات بسیار ضروری است.
آمارهای منتشر شده در سال ۹۶ از انجام و تبادل ۱۲۱ میلیون مکاتبات درونی و برونی سازمان‌های دولتی، خبر می‌دهند. جالب‌تر اینکه در این آمار، سهم نرم‌افزار مکاتبات و انجام الکترونیکی آنها ۷۰ درصد و ۳۰ درصد مابقی نیز سهم مکتوبات اداری کاغذی، عنوان شده است. مقایسه این ارقام با آمارهای گذشته نشان می‌دهد موازنه مکتوبات هر دوبخش جابجا شدهاند؛ بطوریکه سال ۱۳۹۱ سهم مکتوبات کاغذی ۷۰ و سهم مکاتبات اتوماتیک ۳۰ درصد بوده است. تحلیل این اعداد نشان می‌دهد وضعیت مکاتبات الکترونیکی در استانداری‌ها به مراتب مطلوب‌تر از دیگر سازمان‌ها و وزارتخانه‌های دولتی است.
وزارت آموزش و پرورش به عنوان بزرگترین وزارتخانه از نظر کمیت مراکز در حوزه مکانیزاسیون مکتوبات اداری جایگاه مطلوبی دارد. انجام امور معلمان و دانشآموزان به صورت اتوماتیک و مکانیزه، هدف نهایی اتوماسیون اداری آموزش و پرورش است که برای تحقق آن، گام‌های خوبی برداشته شده است.
در آخرین اقدام شهریور ماه امسال معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی وزارت آموزش و پرورش از سامانه حساب یکپارچه مدارس رونمایی کرد.
شفاف‌سازی فعالیت مالی مدارس و اتوماسیون اداری
در این مراسم، به‌طور همزمان و با استفاده از ویدئو کنفرانس از ۸۵ هزار سامانه حساب یکپارچه مدارس سراسر کشور رونمایی شد تا شفاف‌سازی فعالیت مالی مدارس اعم از کلیه دریافت‌ها و همچنین هزینه‌ها تحت پوشش مکانیزه قرار بگیرند.
به گفته مسئولین وزارت آموزش و پرورش، اخذ هزینه‌های جانبی توسط مدیران مدارس برخی اوقات باعث نارضایتی والدین می‌شد؛ بنابراین سامانه‌ای را برای ساماندهی وضعیت مالی مدارس ایجاد شده که از این پس، همه فعالیت‌های مالی مدارس حتی جزییات کلاس‌های فوق‌برنامه همراه با هزینه‌ها و شرایط برگزاری باید در این سیستم ثبت شوند.
راه‌اندازی این سامانه نمونه ای کوچک از ظرفیت بکر حوزه آموزشی کشور برای استفاده از ابزارهای فناورانه و نرم‌افزاری است. این امر نشان می‌دهد حوزه آموزش‌وپرورش فارغ از امور معلمان و دانش‌اموزان، پتانسیل زیادی برای ارائه انواع خدمات و سرویس‌ها در زمینه تحقق میز خدمت الکترونیک، ارائه سرویس‌های آموزشی، اطلاع‌رسانی و شفاف‌سازی امور و … را داراست.