به منظور اداره ی یك سازمان (حرفه) ثبت و ضبط اطلاعات ضروری است. این عمل به صورت سیستم پردازش دستی و كامپیوتری انجام می پذیرد و هر دو روش مزایا و معایب مربوط به خود را دارا می باشد. به عبارت دیگر ثبت و ضبط اطلاعات هزینه ی بالایی دارد.
- چرا خط مشی و روند ثبت و ضبط اطلاعات حائز اهمیت هستند
در اینجا قصد داریم به بررسی اجمالی سیستم پردازش دستی اطلاعات بپردازیم. همانگونه كه پیش از این ذكر شد پردازش اطلاعات بسیار هزینه بر می باشد. این هزینه ها شامل نگهداشت اسناد مانند (حق الزحمه، فضا، تجهیزات، سیستم های كامپیوتری، هزینه بیمه، هزینه حمل و نقل و ...) می باشد.
به منظور حداقل سازی هزینه های ثبت و ضبط اطلاعات، گسترش استفاده از سیستم ثبت مناسب حائز اهمیت بوده كه به مجموعه ای از روندها نیازمند است.
- خط مشی ثبت و ضبط اطلاعات در حسابداری:
خط مشی ثبت و ضبط اطلاعات بعنوان مبنای روند ثبت و ضبط اطلاعات بكار گرفته می شود.
این رویه ها معمولاً تعیین كننده موارد ذیل هستند:
- نوع اسنادی كه باید ذخیره شوند.
- مدت زمانی كه باید این اسناد نگهداری شوند.
- فضای ذخیره سازی
- مسئولیت های اشخاص در ثبت و ضبط اطلاعات
البته گاهی نیز شامل موارد ذیل هم می گردد:
- سیاست های حفظ اسناد
- امنیت محدوده نگهداری اسناد
سیاست های حفظ اسناد: این روند باید مدت زمان نگهداری هر نوع سند پیش از آنكه از بین بروند را مشخص نمایند.
اغلب اوقات آئین نامه ها و قوانین رسمی می توانند به تعیین مدت زمان ذخیره سازی اسناد كمك نمایند.
محدودیت در اساسنامه می تواند به تعیین مدت زمانی كه باید اطلاعات نگهداری شوند را مشخص كنند اگر احتمال دادخواهی مجدد داشته باشد.
توجه داشته باشید كه بعضی از اسناد هرگز نباید نابود گردند، آنها باید تا زمانی كه واحد تجاری به فعالیت خود ادامه دهد نگهداری شوند. مانند اسنادی كه شامل مدارك و گواهینامه های شركت، آئین نامه ها، آگهی تاسیس، دفتر روزنامه، دفتر كل، صورت های مالی، علامت تجاری، ثبت اختراع و حق كپی (حق طبع و نشر) و ... می شوند.
نمونه های نوع اسناد و مدت زمان ذخیره سازی آنها می تواند از حالت های زیر پیروی كند.
تداوم فعالیت: تا زمانی كه شركت به فعالیت خود ادامه می دهد.
صورت مغایرت بانك: 6 سال یا بیشتر مطابق آئین نامه (قانون)
صورت حساب بانك: 6 سال یا بیشتر مطابق آئین نامه (قانون)
كاربر اعتبار مشتریان: تا زمانی كه مشتری فعال می باشد.
صورتهای مالی: تا زمانی كه شركت وجود دارد.
دفتر كل: تا زمانی كه شركت وجود دارد.
دفتر روزنامه: 10 سال یا بیشتر مطابق آئین نامه (قانون)
** نكته: درباره ی الزامات نگهداری اطلاعات در صنعت خودتان و بسیاری دیگر موارد با مشاور قانونی خود مشورت كنید.**
حتی الامكان، عمل نگهداری اطلاعات باید به صورت متمركز انجام پذیرد. باید مكان مشخصی جهت نگهداشت اطلاعات به منظور حصول اطمینان از رویه و روند ثبت و ضبط اطلاعات وجود داشته باشد.
مقررات محدوده ذخیره سازی: این مقررات باید ویژگی ها و شرایط و امنیت فضای ذخیره سازی را مشخص نماید. (مانند ضد حریق بودن و درجه ی گرما و رطوبت محیط)
روال های ثبت و ضبط اطلاعات در حسابداری:
ثبت و ضبط اطلاعات می تواند شامل موارد زیر باشد:
- فهرست سازی
- شناسائی كردن
- ذخیره سازی
- بازیابی
- حمل و نقل
- نابود سازی
روند فهرست سازی: بصورت فهرست درآوردن فایل ها و جعبه ها و ... هر جعبه می تواند بر اساس سال تخریب محتویات فهرست گردد.
روند شناسایی: برچسب زدن جعبه ها، ذخیره سازی جعبه های یك شكل در فضاهای مشترك و ...
فضای ذخیره سازی روند طرح: باید طرحی برای فضای ذخیره سازی جهت كمك به فهرست سازی و شناسایی كردن وجود داشته باشد.
روند بازیابی اسناد: به منظور حصول اطمینان از نگهداشت اطلاعات، باید یك رویه ای شناسایی رویه ای جهت فرآیند بازیابی اطلاعات وجود داشته باشد.
روند حمل و نقل: در صورت نیاز باید روندی جهت حمل اسناد به فضای خارج در پایان سال مالی وجود داشته باشد. این روند باید تفكیك و بررسی اسناد جاری در پایان دوره را مشخص نماید.
روند نابود سازی اسناد: این روند نیازمند كنترل كافی جهت جلوگیری از نابودسازی نامناسب اطلاعات می باشد. این رویه نیازمند: مجوز نابود سازی اسناد و امضاهای معتبر و تاییدیه كسانی كه شاهد نابودسازی اسناد بودند.